Como justificar a aquisição de um LIMS

Então, você decidiu que sua organização realmente precisa de um LIMS e convenceu seu chefe de departamento de que esse é o caso. No entanto, para prosseguir, você precisa garantir o financiamento para o LIMS e sua gerência pediu que você justificasse a compra, mas por onde começar?

A justificativa para comprar um sistema LIMS é geralmente derivada de duas categorias principais de medidas: Tangível e Intangível. As medidas tangíveis são as mais claras para determinar, elas fornecerão justificativa monetária direta e valores mensuráveis de Retorno Sobre o Investimento (ROI), que é o retorno sobre determinado investimento realizado e contabilizado em meses, a fim de amortizar o valor investido. As medidas intangíveis compõem boa parte dos benefícios mais importantes da implantação de um sistema de automação e informática, porém a medição do impacto financeiro é complexa.

Justificativas tangíveis para adotar um LIMS

Estas são derivadas da economia de tempo (ou seja, ganhos de eficiência) e, portanto, economias de custos que podem ser realizadas através da implementação e utilização de um LIMS. Ao documentar esses fatores, procure gargalos e tarefas repetitivas em seu fluxo de trabalho de laboratório que podem ser aliviadas por meio da automação do LIMS. Algumas das áreas clássicas a serem analisadas incluem:

• · Redução do tempo investido em tarefas manuais como transcrição de dados, cálculo de resultados, geração de documentos, bem como demais atividades que podem ser eliminadas ou reduzidas com o uso automação e informática;
• · Redução dos custos através da melhor utilização dos recursos materiais como insumos para análises, equipamentos, etc.;
• · Aumento da capacidade produtiva do laboratório com a mesma equipe através da melhor utilização dos recursos humanos, reduzindo custos e o desperdício de tempo em atividades que não agregam valor ao processo e focando-os nas atividades mais especializadas;
• · Redução de custos ou prejuízos gerados pelo atraso na liberação de resultados, ou erros nos resultados.

Depois de determinar o tempo necessário para a execução das tarefas, deverá ser estimado o tempo para fazer a mesma tarefa quando o LIMS for implantado. Subtrair os dois resultará na economia real de tempo, que será extrapolada para um ano inteiro. Calcule a economia de tempo anual e multiplique-a pelos custos (ou seja, salário e benefícios) de quem realiza as tarefas e você obterá a economia de custos anual de se ter um LIMS em sua operação.

Justificativas intangíveis para adotar um LIMS

Desenvolver suas justificativas na categoria intangível é muitas vezes mais difícil. Mesmo que um valor não possa ser obtido para esses itens, eles ainda são valiosos e muitas vezes acabam sendo os fatores decisivos para obter a aprovação do seu projeto. Alguns exemplos principais de justificativas intangíveis incluem:

• Maior disponibilidade de informações;
• Maior inovação;
• Maior colaboração;
• Redução de erros manuais;
• Maior agilidade no atendimento ao cliente;
• Menores desvios na qualidade;
• Maior organização;
• Menos burocracia;
• Melhor gestão ambiental;
• Maior clareza na tomada de decisões.

O investimento em automação e informática é um dos melhores meios para otimizar os processos laboratoriais proporcionando significativos incrementos na produtividade e qualidade dos resultados, bem como na redução de custos.

Portanto, caso queira analisar o ROI de um projeto de LIMS para o seu laboratório, a Actiz poderá lhe apoiar nesta tarefa, e mostrar os benefícios de se adotar o Actiz LIMS em sua empresa. Entre em contato conosco e agende uma demonstração gratuita!

Para o passo a passo completo de como calcular esse ROI, veja o guia ROI e Custos de LIMS: Como Calcular o Retorno.

Como transformar o intangível em argumento defensável

Justificativa intangível é onde boa parte das propostas técnicas se perde: o benefício é real, quem avalia sabe que é real, e o número apresentado não resiste a duas perguntas. A saída não é abandonar esses argumentos, é apresentá-los com o indicador aproximado certo e com a premissa declarada. A tabela abaixo faz essa tradução.

Duas orientações tornam essa tradução mais eficaz na apresentação. A primeira: declarar explicitamente que o indicador é uma aproximação do benefício, e não o benefício em si. Quem avalia investimento reconhece a diferença, e a honestidade sobre o limite da medida aumenta a credibilidade do conjunto em vez de reduzi-la. A segunda: separar em camadas, apresentando primeiro o que foi medido, depois o que foi estimado com premissa declarada, e por último o qualitativo que fica fora da conta. Misturar as três em um único número é o que faz uma proposta boa ser rejeitada pela sua premissa mais fraca. A última linha da tabela merece atenção especial em operações que crescem: comparar a curva de volume com a curva de quadro nos últimos dois anos costuma ser o argumento mais forte disponível, porque mostra à direção uma inclinação que ela já sente sem ter o número.

Uma camada que costuma faltar na justificativa, e que em operação regulada é a mais forte de todas: o risco de conformidade traduzido em lacuna concreta. Em vez de argumentar com “risco de achado em auditoria”, que é vago e fácil de descartar, vale verificar item por item se a operação atual atende a requisitos verificáveis. A trilha de auditoria automática e não desativável exigida pelo 21 CFR Part 11 existe hoje? O dado original do equipamento é preservado, como cobra o guia de integridade de dados em cGMP do FDA? Existe credencial individual, sem compartilhamento? Cada resposta negativa é uma lacuna nomeada, com custo de correção estimável, e isso é bem mais persuasivo que uma probabilidade de achado. Tem ainda a vantagem de ser verificável por quem avalia, o que transfere a discussão do terreno da opinião para o do fato.

Perguntas frequentes