Uma das decisões mais críticas que os laboratórios enfrentam nos dias de hoje é justamente a escolha entre continuar sua gestão baseada em papel e Excel ou investir em tecnologias que realmente possam transformar a eficiência operacional.
Sabemos que as exigências no ambiente laboratorial estão crescendo constantemente: os custos aumentando, a complexidade das operações se expandindo e a pressão por resultados mais rápidos e precisos nunca foi tão intensa. Os laboratórios enfrentam, assim, a constante pressão de entregar resultados rápidos em menos tempo, sem renunciar à rastreabilidade, qualidade e integridade dos dados.
Neste contexto, a adoção de um LIMS (Laboratory Information Management System) moderno se destaca não apenas como uma necessidade tecnológica, mas uma estratégia econômica essencial para enfrentar os desafios contemporâneos.
A seguir, compartilho as principais razões econômicas que tornam o investimento em um LIMS não apenas viável, mas fundamental para garantir a competitividade e a excelência operacional dos laboratórios.
1. Redução no tempo de processamento de amostras e resultados
Quantas horas no laboratório são perdidas procurando dados, reinserindo informações ou gerando relatórios manualmente? Tempo é dinheiro, e essas ineficiências drenam ambos.
Estudos mostram que a entrada manual de dados é responsável por até 3 horas diárias do tempo de um analista de laboratório.
Cada hora economizada na análise de amostras, na geração de relatórios e na revisão de resultados contribui diretamente para a agilidade da liberação de produtos e serviços.
Os sistemas manuais são frequentemente responsáveis por atrasos significativos na entrega dos resultados. Isso ocorre devido à necessidade de múltiplas etapas, como a transcrição de dados, a preparação de relatórios e o controle de qualidade em diversos pontos.
Um LIMS pode registrar automaticamente todos os detalhes, informações e dados das amostras, acompanhar seu percurso por todas as etapas da análise e registrar os resultados em tempo real. Isso elimina a necessidade de entradas manuais repetitivas, diminui a margem de erro e permite que a equipe se concentre em tarefas analíticas de maior valor agregado.
Um estudo de Green et al. (2019) constatou que a implementação de um LIMS reduziu o tempo de processamento das amostras em 30%, destacando seu impacto na eficiência operacional.
Recentemente, durante investigação de economia de tempo em uma grande indústria de alimentos que usa o Actiz LIMS, constatei que, apenas na inspeção do recebimento de matéria-prima, o uso de um sistema móvel com tablets e celulares resultou em uma economia de 50 minutos por recebimento. Isso facilitou bastante a entrada de notas fiscais e a revisão do processo de inspeção.
Uma outra eficiência que o LIMS proporciona é na geração de relatórios e laudos, que passa a ser um processo automático. Um estudo da Universidade da Califórnia revelou que laboratórios que utilizam sistema LIMS reduziram, em média, 50% o tempo de geração de relatórios. Na Actiz, temos um cliente do setor de laboratórios prestadores de serviços que conseguiu uma incrível redução de 80% no tempo de emissão de relatórios, permitindo-lhe entregar resultados muito mais rápidos que seus concorrentes. Confira mais detalhes no case da SafraLab.
2. Redução de custos por meio do gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos é um fator-chave para a redução de custos em um laboratório, e o LIMS pode ser um aliado poderoso nesse processo.
Gerenciamento de estoque:
Esta é uma das despesas mais evitáveis em qualquer laboratório. Além do valor perdido, que frequentemente é significativo, com produtos químicos que vencem antes de serem utilizados, o custo associado ao descarte de substâncias perigosas e ao não cumprimento das metas ambientais, sociais e de governança (ESG) pode prejudicar ainda mais os lucros.
Um LIMS permite gerenciar todo o estoque do laboratório, com funcionalidades como lista de compras inteligentes, alertas em tempo real, processos de aprovação simplificados, automação e gerenciamento eficiente de estoque.
Isso não só ajuda a gerenciar custos, mas também garante que haja sempre a quantidade adequada de consumíveis disponíveis e devidamente estocada, reduzindo o desperdício e garantindo que os materiais estejam sempre disponíveis quando necessário.
Utilização de equipamentos:
Os equipamentos e instrumentos representam, sem dúvida, o maior investimento de um laboratório e a administração cuidadosa desses ativos deve ser uma das principais prioridades.
No entanto, o controle sobre esses ativos muitas vezes é deixado de lado devido à sobrecarga de tarefas diárias. A falta de manutenção preventiva pode resultar em prejuízos significativos, tanto em tempo quanto em dinheiro.
Um LIMS é uma solução eficaz para gerenciar os equipamentos, garantindo seu funcionamento contínuo, sendo possível assegurar que os equipamentos estejam sempre calibrados, recebam a manutenção necessária e sejam monitorados quanto ao desempenho ao longo do tempo.
Um LIMS economiza tempo, automatizando grande parte do processo de gestão e planejamento de uso de equipamento e instrumentos, liberando os profissionais para focarem em outras atividades.
3. Melhora na Conformidade Regulatória
Para muitos laboratórios, especialmente aqueles que atuam em setores altamente regulados, como o farmacêutico, cosméticos, alimentos e bebidas, garantir conformidade é mais do que uma necessidade; é uma exigência legal.
A não conformidade pode resultar em penalidades severas, multas milionárias, recalls, perda de certificações e danos irreparáveis à reputação da empresa. A gestão manual da conformidade, com registros em papel ou planilhas, é propensa a erros e omissões, colocando em risco a integridade da organização.
Os sistemas LIMS facilitam a conformidade, fornecendo recursos integrados para trilhas de auditoria, controle de documentos e gestão da qualidade.
Os LIMS mais modernos possuem recursos projetados para garantir a conformidade normativa, oferecendo recursos para atendimento a ISO 9001, ISO 17025, Boas Práticas de Fabricação (BPF) e Boas Práticas de Laboratórios (BPL), possuindo funcionalidades como auditoria automática, rastreabilidade e controle de alterações, garantindo que todos os processos estejam documentados e acessíveis a qualquer momento.
Isso não apenas aprimora a qualidade dos serviços laboratoriais, mas também mantém a segurança e a integridade dos dados. Em um cenário em constante evolução, esses sistemas desempenham um papel essencial na simplificação das tarefas de auditoria e garantia de conformidade.
4. Rápido retorno sobre o investimento (ROI)
Investir em um LIMS não é apenas atender à conformidade regulatória; ele oferece um retorno sobre o investimento (ROI) significativo, aumentando a eficiência operacional do seu laboratório.
As análises financeiras geralmente demonstram que o investimento em um LIMS se paga com a redução dos custos operacionais e o aumento da produtividade. Alguns estudos indicam que o ROI de um LIMS pode resultar na recuperação do investimento em um período de 1 a 3 anos (Justifying the Purchase of a LIMS- Autoscribe Informatics).
Historicamente, manter um LIMS era um processo complicado que exigia recursos substanciais e equipe dedicada para hospedagem, atualizações e gerenciamento de usuários. No entanto, soluções modernas baseadas em nuvem, como o Actiz LIMS, transformaram esse cenário, tornando a implementação do LIMS um processo ágil e simples.
Essa evolução abre as portas para economias contínuas de custos, tornando-a uma ferramenta acessível e essencial para laboratórios de todos os portes.
A economia de custos com a redução do trabalho manual e o aumento da eficiência operacional podem ser substanciais. Com a automação, seu laboratório pode operar sem problemas, reduzindo o desperdício de tempo e recursos.
5. Escalabilidade e preparação para o futuro
O crescimento de um laboratório nem sempre é linear. Mudanças regulatórias, novas demandas do mercado e a expansão da oferta de serviços exigem flexibilidade e agilidade do sistema utilizado. Sistemas manuais ou LIMS antigos não conseguem acompanhar esse crescimento, o que gera um custo significativo em atualizações ou até mesmo a necessidade de substituição completa do sistema.
Um LIMS moderno é escalável e configurável, permitindo que o laboratório se adapte facilmente a novas exigências. Ele pode ser personalizado para atender às necessidades específicas do laboratório e facilmente expandido conforme a demanda aumenta. Com isso, o LIMS se torna um investimento de longo prazo, que pode acompanhar o crescimento do laboratório sem a necessidade de grandes investimentos futuros.
LIMS, um investimento inteligente
Embora as pressões externas para melhorar as operações possam ter aumentado, os objetivos do trabalho de laboratório hoje são os mesmos do passado: produzir resultados de alta qualidade, com a melhor produtividade possível, mantendo os custos iniciais e contínuos em um nível razoável.
A implantação de um LIMS é uma oportunidade para resolver problemas de gerenciamento operacional, melhorar a produtividade, facilitar o cumprimento de requisitos e diretrizes regulatórias, transformar os dados e informações do laboratório em um ativo valioso e atender às demandas modernas de governança de dados.
Investir em um LIMS moderno não é apenas uma decisão tecnológica, mas uma estratégia inteligente para otimizar os processos e reduzir os custos do laboratório. Desde a redução de erros e aumento da produtividade até a melhora na conformidade e na capacidade de adaptação ao futuro, o LIMS transforma o laboratório em um centro de excelência operacional.
O retorno sobre o investimento (ROI) gerado por um LIMS é, sem dúvida, um dos mais altos no ambiente laboratorial. Ele não só garante um controle mais rigoroso e eficiente dos processos, mas também coloca o laboratório em uma posição competitiva vantajosa no mercado, proporcionando uma vantagem estratégica crucial.
Portanto, ao considerar o futuro do seu laboratório, lembre-se: a escolha de um LIMS moderno não é uma despesa, mas um investimento que, a longo prazo, se paga de diversas maneiras, entregando resultados financeiros e operacionais que podem fazer toda a diferença no seu sucesso.
Referências
- Green, A., Patel, S., and Turner, R. (2019). ‘The Impact of LIMS on Laboratory Efficiency: A Case Study’, Journal of Laboratory Management, 45(3), pp. 12-18.
- Justifying the Purchase of a LIMS – Autoscribe Informatics
