O SafraLab, fundado no Espírito Santo, é o primeiro e único laboratório capixaba acreditado pela CGCRE do INMETRO para análise de glifosato e ocratoxina no café. Com 35 anos de experiência no agronegócio, o SafraLab oferece resultados precisos e rápidos, atendendo às exigências do mercado internacional. Localizado próximo ao porto de Vitória, facilita a logística para exportação e trabalha com grandes exportadoras e multinacionais.

Antes de implementar o Actiz, o SafraLab enfrentava diversos desafios com o gerenciamento manual de processos usando papel e Excel e também com o sistema desenvolvido internamente. Esse método era demorado, propenso a erros e ineficiente para atender à crescente demanda por laudos rápidos e precisos, especialmente para o mercado europeu. A falta de automatização dificultava a rastreabilidade dos dados e a conformidade com os rigorosos padrões internacionais, em especial com a ISO 17025.

Superando os desafios de um Sistema desenvolvido internamente: Erros Manuais, Retrabalho e Falta de Rastreabilidade

Antes de implementar o Actiz, o SafraLab enfrentava vários desafios com seu sistema de gestão caseiro e ineficiente. Esse sistema interno permitia apenas o lançamento de resultados, mas o processo era manual e demorava dias, resultando em uma alta margem de erro de digitação e transcrição de dados. A falta de rastreabilidade dos processos complicava as auditorias internas, tornando difícil a garantia de conformidade e a manutenção de padrões de qualidade.

A emissão de propostas comerciais era outro ponto crítico. O processo era totalmente manual, levando dias para ser concluído, desde a elaboração até a aprovação e análise crítica. Isso não só consumia tempo valioso, mas também atrasava a resposta aos clientes e comprometia a eficiência operacional.

Além disso, a entrega dos laudos e relatórios aos clientes não era profissionalizada. Os documentos em papel eram escaneados e enviados por e-mail, o que não apenas aumentava o risco de erros, mas também passava uma imagem pouco profissional aos clientes.

O Actiz entra em ação: Sistema de Gestão que traz eficiência e conformidade regulatória aos Laboratórios

O Actiz trouxe melhorias significativas para a operação do SafraLab, transformando completamente como o laboratório gerencia seus processos. A digitalização abrangente do sistema integrou todas as etapas do fluxo de trabalho, desde a criação de propostas comerciais, recepção de amostras, análises laboratoriais, até a gestão de estoques e equipamentos, e a geração de relatórios e laudos.

Com a automação proporcionada pelo Actiz, o tempo necessário para emitir propostas comerciais foi reduzido em mais de 50%, eliminando a dependência de processos manuais e erros de digitação. Além disso, a entrega dos resultados das análises passou o ser feita em apenas 4 dias úteis. Esse ganho de tempo e eficiência permitiu que o SafraLab se destacasse no mercado, oferecendo um serviço 80% mais rápido e preciso que os concorrentes.

O Actiz também garantiu a conformidade regulatória com a norma ISO 17025, proporcionando rastreabilidade de ponta a ponta dos processos, o que trouxe confiabilidade e facilidade na gestão de não conformidades. A configuração de perfis de acesso assegura a imparcialidade nas operações. Além disso, a análise crítica, que antes exigia a troca de muitos e-mails e demorava mais de um dia, agora é concluída em apenas 1 hora.

Esses avanços não só melhoraram a eficiência operacional do SafraLab, mas também elevaram a qualidade dos serviços prestados, consolidando a reputação do laboratório como referência em análises de alimentos no agronegócio.

Vale lembrar: Um Sistema de Gestão de Laboratório, ou LIMS — Laboratory Information Management System, que em português significa Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório — é um sistema com recursos que atende as operações de um laboratório de controle de qualidade e as operações de um laboratório prestador de serviços e permite a gestão eficiente dos processos, atividades e informações geradas.

Um Sistema de Gestão de Laboratórios devidamente implementado e configurado tem o potencial de equalizar quatro variáveis críticas de um laboratório: produtividade, qualidade, custo e tempo de resposta, além de facilitar a regulamentação junto aos Órgãos Reguladores.

Em apenas 40 Horas, o SafraLab migrou para o Actiz e transformou sua Gestão Laboratorial

A implantação do Actiz no SafraLab foi concluída em apenas 40 horas, trazendo ganhos imediatos para o laboratório. O processo de implantação, liderado pelo nosso time de onboarding, foi excepcional, garantindo que todas as etapas fossem realizadas de maneira eficiente e sem interrupções nas operações do laboratório.

A equipe do SafraLab foi capacitada e treinada para configurar seu próprio fluxo de trabalho, o que lhes proporcionou uma autonomia significativa. Com essa capacitação, o SafraLab pode realizar alterações e ajustes no sistema sem a necessidade de codificação, permitindo uma rápida adaptação às mudanças de requisitos ou processos.

A interface do Actiz foi considerada intuitiva e fácil de usar, facilitando a transição do sistema antigo para o novo. Além disso, sempre que a equipe do SafraLab precisa de suporte, eles podem solicitar assistência técnica através do chat na plataforma, WhatsApp e e-mail. Essa acessibilidade ao suporte contínuo garante que quaisquer dúvidas ou problemas sejam resolvidos rapidamente, mantendo a operação do laboratório sempre eficiente.

A rápida implantação e a capacitação da equipe não só melhoraram a eficiência operacional, mas também aumentaram a confiança da equipe do SafraLab na utilização do sistema Actiz. A combinação de uma interface fácil de usar e suporte acessível permitiu ao SafraLab otimizar seus processos e alcançar novos níveis de eficiência e conformidade regulatória.

Os resultados: economia de tempo e aumento de eficiência

O Actiz trouxe melhorias inestimáveis ao SafraLab, transformando completamente suas operações laboratoriais. Com a implementação do Actiz, o SafraLab alcançou uma economia significativa de tempo, eliminou erros manuais e melhorou a gestão de dados, tudo enquanto assegurava conformidade regulatória e aumentava a eficiência geral. Entre os principais ganhos obtidos com o uso do Actiz, podemos destacar:

• Redução de Erros: A eliminação de erros de digitação e transcrição de dados, graças à digitalização e automação dos processos.
• Aumento na Eficiência: A emissão de propostas comerciais foi agilizada, resultando em uma economia de tempo de mais de 50%.
• Melhoria na Gestão de Dados: Todo o processo do laboratório foi digitalizado, proporcionando uma gestão mais eficiente e integrada.
• Entrega Rápida de Resultados: O tempo de entrega dos resultados das análises foi reduzido para apenas 4 dias úteis, destacando-se no mercado com um serviço 80% mais rápido e preciso que os concorrentes.
• Rastreabilidade Completa: A rastreabilidade de ponta a ponta dos processos foi aprimorada, facilitando auditorias e garantindo conformidade regulatória.
• Análise Crítica Acelerada: O tempo para realizar análises críticas, que antes demorava mais de um dia, foi reduzido para apenas uma hora.
• Autonomia na Configuração: A equipe do SafraLab foi capacitada para configurar seu próprio fluxo de trabalho, permitindo ajustes rápidos sem necessidade de codificação.

Esses avanços não só melhoraram a eficiência operacional do SafraLab, mas também aumentaram a confiança da equipe na utilização do sistema Actiz. A combinação de uma interface fácil de usar, suporte acessível e melhorias significativas nos processos permitiu ao SafraLab otimizar suas operações e alcançar novos níveis de eficiência e conformidade regulatória.

Actiz e SafraLab uma parceria de sucesso

O case de sucesso do SafraLab demonstra como o Actiz pode transformar a gestão de laboratórios, proporcionando ganhos significativos em eficiência, precisão e gestão de dados. Se você se identifica com a situação do SafraLab e tem enfrentado limitações com sistemas desenvolvidos internamente ou gerenciamento manual, o Actiz pode ser a solução ideal para transformar a gestão do seu laboratório.

Nossa tecnologia proporciona autonomia, facilidade de uso, personalização sem a necessidade de codificação e suporte técnico acessível. Convidamos você a entrar em contato conosco para explorar como nosso sistema pode ser adaptado às suas necessidades específicas e ajudar a alcançar resultados excepcionais.

Com o Actiz como seu parceiro, você terá não apenas um sistema de gestão, mas um aliado comprometido com a excelência e o sucesso do seu laboratório. Vamos juntos transformar desafios em oportunidades e levar seu laboratório a novos patamares de sucesso.

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