Se tem algo que deixa qualquer laboratório em estado de alerta, é a temida auditoria. Não importa se o foco é qualidade, conformidade ou rastreabilidade dos dados. A simples menção dessa palavra já acelera o coração de muita gente. E não é para menos: quem já passou por uma sabe que o estresse começa muito antes do auditor chegar e pode durar até muito depois da visita, mas um LIMS pode ajudar!
Na teoria, tudo deveria estar pronto no dia da auditoria. Mas e na prática? Nem sempre é assim.
Você precisa localizar dados de amostras e calibrações feitas há dois anos. A equipe se divide, cadê aquele documento essencial? Está numa planilha? Num caderno? No e-mail de alguém?
E se eu te disser que dá para virar esse jogo?
Com um bom LIMS – Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório, isso deixa de ser imaginação e torna-se realidade.
A base de qualquer auditoria bem-sucedida começa antes mesmo de o auditor entrar pela porta: é entender profundamente a norma pela qual seu laboratório está sendo avaliado — e mais do que isso, saber como aplicá-la no dia a dia.
Ter uma equipe treinada, contar com um consultor externo, quando necessário, e realizar revisões internas periódicas (mensais, trimestrais ou anuais) ajuda não só a manter a casa em ordem, mas também a dar confiança para a equipe. Segurança vem do preparo.
E aqui entra o LIMS como peça-chave. Ele também será avaliado — e precisa refletir com precisão os critérios e processos sob os quais o seu laboratório opera.
Um LIMS moderno e bem configurado garante que os controles de qualidade estão sendo seguidos, que Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e registros estão acessíveis, e que ações corretivas são sempre rastreadas e justificadas. Ele deixa de ser só um sistema — e passa a ser parte viva da cultura de conformidade.
Mas, afinal, como um LIMS pode tornar as auditorias mais tranquilas?
Hoje em dia, os LIMS modernos suportam os requisitos das principais normativas regulatórias, como ISO 17025, Boas Práticas de Laboratório (BPL), Boas Práticas de Fabricação (BPF) e FDA 21 CFR Parte 11, com trilhas de auditoria, assinaturas eletrônicas e segurança de dados. Cada ação é registrada, para que você possa rastrear amostras, saber quem alterou seu status e quando isso aconteceu.
Com o LIMS, você consegue fornecer um histórico completo da amostra, visualizando registros de auditoria completos, acompanhando todas as alterações e garantindo a rastreabilidade total em todos os momentos.
Assista o vídeo: Conformidade Regulatória e Auditorias no Laboratório: como o LIMS facilita a gestão
A seguir, compartilho com mais detalhes alguns recursos de Sistemas LIMS que fazem toda a diferença em uma auditoria:
Rastreabilidade:
- O LIMS rastreia automaticamente a jornada de cada amostra, desde o recebimento até o descarte, criando uma trilha de auditoria detalhada.
- Permite que os auditores rastreiem facilmente o histórico de qualquer amostra, incluindo quem fez alterações, quando e por quê.
- O sistema registra todas as atividades do usuário, garantindo um registro completo de todas as ações.
Integridade e segurança dos dados:
- O LIMS ajuda a garantir a integridade das informações, validando a entrada de dados, evitando erros e implementando controles de acesso rígidos.
- Minimiza o risco de manipulação de dados ou acesso não autorizado, garantindo a confiabilidade das informações apresentadas durante as auditorias.
Relatórios simplificados e acesso a dados:
- O LIMS permite a geração de relatórios personalizáveis, adaptados aos requisitos específicos de auditoria.
- Pode gerar relatórios automaticamente com base em critérios pré-definidos, economizando tempo e esforço.
- Os dados podem ser exportados diretamente do sistema LIMS em diversos formatos, facilitando o compartilhamento com os auditores.
Controle de Acesso e Segurança da Informação:
- Com o LIMS, os dados são armazenados com segurança, com documentos centralizados, identificados e com histórico de versões rastreável.
- Ajuda a gerenciar e armazenar digitalmente documentos de laboratório, como manuais, POPs, movimentação de instrumentos e relatórios de manutenção.
- Pode gerar relatórios de auditorias abrangentes, sempre prontos para serem apresentados aos auditores.
- Armazena registros completos dos profissionais, incluindo certificações de treinamentos, e pode gerar relatórios de competência da equipe.
- A automação aumenta a eficiência, minimiza erros e ajuda a alcançar a conformidade regulatória com muito mais facilidade.
Conclusão
Sim, auditorias são desafiadoras. Mas também são uma oportunidade poderosa de mostrar a excelência do seu laboratório — dos analistas aos instrumentos e POPs.
Com preparo, visão estratégica e as ferramentas certas, uma auditoria deixa de ser uma ameaça e se torna um momento de validação, reconhecimento e evolução.
E o melhor: com o LIMS funcionando como deve, esse caminho fica muito mais fácil e claro.
E lembre-se: não é preciso (nem recomendável) fazer tudo de uma vez. Quando o laboratório adota uma postura de melhoria contínua — registrando corretamente, mantendo os dados atualizados e seguindo os processos diariamente —, o “pavor da auditoria” simplesmente desaparece.
Fazer um pouco todos os dias é o que evita o caos da véspera. Auditoria tranquila começa com rotina organizada.
Na Actiz, seguimos constantemente aprimorando nossas soluções para oferecer o máximo controle, rastreabilidade e conformidade às operações laboratoriais de nossos clientes. Nossa missão é garantir que, mesmo diante das auditorias mais exigentes, os laboratórios possam demonstrar com confiança a integridade de seus dados e a eficácia de seus processos.
