Veja como o Actiz LIMS pode transformar seu laboratório
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Como economizar ao implementar o LIMS?
Saiba como economizar ao máximo na implementação de um Sistema LIMS no seu laboratório de controle de qualidade.
Saiba como economizar ao máximo na implementação de um Sistema LIMS no seu laboratório de controle de qualidade. Um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS) é um investimento significativo e, como acontece com a maioria dos custos de infraestrutura, pode ser difícil justificar o gasto quando seus processos de dados laboratoriais atuais estão funcionando.
Em muitos casos, a escolha se resume não ao que está funcionando em seu laboratório, mas ao que poderia estar funcionando melhor.
Quando as empresas crescem e o volume de trabalho de laboratório se torna cada vez mais complexo, planilhas de Excel e cadernos de papel simplesmente não são mais práticos.
Uma vez tomada a decisão de investir em um LIMS, os clientes geralmente querem saber o que podem fazer para tornar o custo mais acessível.
Por isso, nesse artigo você vai aprender como economizar no processo de implementação de um LIMS no seu laboratório.
Limpar os Dados
A primeira e mais importante coisa que você pode fazer para economizar custos em uma implementação do LIMS é limpar os dados do laboratório antes de importá-los para o novo LIMS.
Crie estratégias com seus laboratórios para simplificar todos os dados. Por exemplo, ter 12 análises em seu LIMS para um único tipo de ensaio de laboratório pode tornar seus dados estatísticos complicados.
Quando os dados estáticos estiverem em boas condições e todos os dados não digitalizados estiverem prontos para serem importados, você economizará tempo e dinheiro na fase de pré-implementação, exigindo menos configuração e personalização posteriormente no momento de implementar o sistema.
Padronizar os Processos
A próxima maneira de economizar custos antes da implementação do LIMS é padronizar os processos e fluxos de trabalho do laboratório. Coordene os processos de todos os seus laboratórios de forma que funcionem da forma mais otimizada possível.
Por exemplo, o manuseio de amostras pode acontecer de maneira diferente em um laboratório de microbiologia e em um laboratório de química, mas eles podem compartilhar os mesmos processos.
Certifique-se de que os processos e fluxos de trabalho padronizados estejam bem documentados, para que os fluxos de processo no LIMS possam ser facilmente compreendidos por novos usuários.
Confirme se esses processos documentados são o que realmente ocorre no laboratório. Processos mais eficientes fora do LIMS equivalem a processos mais eficientes dentro do LIMS.
Padronizar e melhorar seus processos de laboratório antes de implementar um LIMS pode melhorar muito como o LIMS funcionará e pode reduzir o tempo gasto pelo fornecedor ou por um consultor terceirizado limpando-os durante a implementação.
Por fim, revise e melhore seus procedimentos operacionais padrão (SOPs) atuais. A otimização de SOPs antes de uma implementação do LIMS garante que nenhum tempo seja desperdiçado na configuração do LIMS para procedimentos ineficientes.
Automatizar ao Máximo
Assim que a implementação do LIMS estiver em andamento, faça o investimento para automatizar o máximo possível. Isso pode parecer contraintuitivo porque representa um custo inicial, mas a integração de instrumentos e a automatização de certos processos renderão dividendos no futuro.
Aloque especialistas no assunto específicos que conheçam os instrumentos e terão tempo dedicado durante a implementação para executar as tarefas de automação. Essas PMEs devem incluir pessoas que realmente realizam trabalhos de laboratório, porque muitas vezes há uma desconexão entre os processos de gerenciamento e de inicialização.
Automatizar o máximo possível é um investimento inteligente, mas concentre-se primeiro nas áreas que terão o maior retorno desse investimento – geralmente, a interface dos instrumentos que são mais usados é um ponto de partida inteligente.
Além disso, procure áreas que causam mais estresse no laboratório e que levam a erros, ações corretivas etc. Isso pode não ser estritamente automação; pode ser tão simples quanto etiquetas com código de barras, fluxos de trabalho pré-configurados orientando um processo complicado ou pastas ou consultas para encontrar amostras que perderam o processamento (entre muitas outras oportunidades potenciais de eficiência).
Aprovar Resultados por Exceção
Outra forma de economizar custos é configurar seu LIMS para implementar a aprovação de resultados por exceção. Para fazer isso, seu LIMS pode ser configurado com as especificações permitidas para produtos ou processos individuais.
Quando um lote está fora da especificação, o LIMS pode acionar uma notificação. Ao fazer isso, em vez de seus analistas de laboratório inserirem os resultados manualmente como aprovados ou reprovados em relação às especificações, o sistema aprovará automaticamente os resultados que estiverem dentro das especificações e sinalizará apenas os que não estiverem.
Documentar Internamente
Após a implementação, se seu LIMS precisar ser validado, você poderá reduzir o custo desse trabalho se conseguir preparar parte da documentação de validação internamente.
Algumas das economias de custo pós-implementação podem ser obtidas quando você minimiza a personalização para que os scripts de teste IQ e OQ do fornecedor sejam suficientes.
O teste PQ depende do uso pretendido de seu sistema específico e deve ser conduzido cuidadosamente por alguém familiarizado com seu LIMS, independentemente de quanta personalização foi feita.
Configure seu LIMS para produzir relatórios automaticamente em intervalos programados e notificar as partes interessadas para que a equipe do laboratório não precise perder tempo fazendo isso manualmente.
Onde a implantação encarece de fato
Economizar em implantação raramente é questão de negociar licença. O custo que estoura orçamento é o de esforço interno, e ele se concentra em pontos previsíveis. A tabela abaixo lista esses pontos com o que os encarece e o que os reduz, porque quase todos são decisões tomadas antes do início do projeto.
| Frente | O que encarece | O que reduz |
|---|---|---|
| Migração de dados | Migrar todo o histórico, com qualidade desconhecida | Migrar cadastros e o período exigido; legado em consulta |
| Cadastro de métodos | Cadastrar o catálogo inteiro antes de operar | Cadastrar os ensaios de maior volume primeiro |
| Customização | Adaptar o sistema ao processo atual, inclusive o ruim | Rever o processo onde ele não se justifica |
| Integração de equipamentos | Integrar todos ao mesmo tempo | Priorizar por volume de resultados |
| Treinamento | Treinar todos, em tudo, antes do uso | Treinar por função, na semana do uso real |
| Escopo inicial | Escopo igual ao total da operação | Duas ou três frentes, com entrega demonstrável |
| Definição de processo | Descobrir divergências durante a configuração | Reconciliar procedimento e prática antes |
Vale desenvolver a primeira e a última linha, que são as que mais consomem orçamento por motivos opostos. Migração de dados encarece porque a tentação é trazer tudo, e o histórico antigo costuma ter qualidade baixa e formato inconsistente: limpar aquilo custa mais que o próprio projeto e entrega pouco. O desenho defensável é migrar cadastros e o período que a norma exige manter acessível, deixando o legado em modo consulta com o procedimento documentando onde cada coisa está. A última linha encarece por surpresa: quando procedimento e prática divergem, isso aparece durante a configuração, no pior momento possível, obrigando a parar o projeto para uma decisão que ninguém tinha mandato para tomar. Reconciliar os dois antes custa alguns dias de reunião e evita semanas de projeto travado.
Conclusão
Depois que seu LIMS for implementado e seus dados de laboratório estiverem agora em um repositório central, será mais fácil realizar a visualização de dados.
Isso lhe dá a capacidade de analisar seus dados de novas maneiras e descobrir tendências ou padrões que podem melhorar seu planejamento de recursos e reduzir custos.
Dessa forma, você garante que o seu LIMS está funcionando da melhor forma possível para você, sabendo que está recebendo o investimento que foi feito no sistema.
O Acti{ é uma solução acessível e completa para o seu laboratório, os únicos do mercado focado na redução dos indicadores de tempo, custos e esforços. Entre em contato e otimize o seu laboratório.
Quer entender o retorno financeiro completo desse investimento? Veja o guia ROI e Custos de LIMS: Como Calcular o Retorno.
Há um item de custo que não aparece em nenhuma das sete linhas e vale mencionar, porque em operação regulada ele pode dominar a conta: a validação do sistema. Ela não é opcional em contexto sujeito a inspeção, e seu escopo depende diretamente de quantos processos foram configurados, o que cria uma ligação direta com a decisão de escopo inicial. Escopo grande na largada significa protocolo de validação grande, com mais testes a executar e documentar antes de qualquer uso produtivo. Os requisitos que a validação precisa demonstrar são os mesmos descritos no 21 CFR Part 11 e no guia de integridade de dados em cGMP do FDA. Ou seja, a decisão de reduzir o escopo inicial economiza duas vezes: no esforço de configuração e no esforço de validação, que é o mais caro dos dois.
Perguntas frequentes
Como reduzir o custo de implantação de um LIMS?
Atacando o esforço interno, que é onde o custo real se concentra, e não a licença. Sete decisões de escopo respondem pela maior parte: não migrar todo o histórico, cadastrar primeiro os ensaios de maior volume, evitar customizar para replicar um processo que não se justifica, priorizar integração de equipamentos por volume, treinar por função na semana do uso real, limitar o escopo inicial a duas ou três frentes, e reconciliar procedimento e prática antes de configurar.
Vale a pena migrar todo o histórico para o novo sistema?
Raramente. O histórico antigo costuma ter qualidade baixa e formato inconsistente, e limpar aquilo pode custar mais que o próprio projeto entregando pouco valor. O desenho defensável é migrar cadastros e o período que a norma exige manter acessível, preservando o legado em modo consulta, com o procedimento documentando onde cada informação está. Isso atende ao requisito de retenção sem transformar a migração no gargalo do projeto.
Qual erro de implantação sai mais caro?
Descobrir durante a configuração que o procedimento escrito e a prática real divergem. Isso acontece no pior momento possível: o projeto para para uma decisão que ninguém tinha mandato para tomar, e as duas saídas são ruins, porque configurar o procedimento oficial faz a equipe contornar o sistema, e configurar a prática real documenta oficialmente algo que o procedimento contradiz. Reconciliar antes custa dias e evita semanas.
Treinar toda a equipe antes de começar é a melhor abordagem?
Não costuma ser. Treinamento amplo e antecipado se perde, porque a pessoa é treinada em funções que não vai usar e a distância entre o treinamento e o uso real apaga o conteúdo. O formato que funciona é treinar por função, no que aquela pessoa efetivamente vai executar, na semana em que o processo dela entra em operação. Isso reduz horas de treinamento e aumenta retenção, além de permitir ajustar o material com o aprendizado da primeira onda.
