¿Cómo ahorrar al implementar el LIMS en el laboratorio?

Descubra cómo ahorrar al máximo en la implementación de un Sistema LIMS en su laboratorio de control de calidad. Un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) es una inversión significativa y, como ocurre con la mayoría de los costos de infraestructura, puede ser difícil justificar el gasto cuando sus procesos actuales de datos de laboratorio están funcionando.

En muchos casos, la decisión no depende de lo que está funcionando en su laboratorio, sino de lo que podría estar funcionando mejor.

Cuando las empresas crecen y el volumen de trabajo del laboratorio se vuelve cada vez más complejo, las planillas de Excel y los cuadernos de papel simplemente ya no son prácticos.

Una vez tomada la decisión de invertir en un LIMS, los clientes generalmente quieren saber qué pueden hacer para que el costo sea más accesible.

Por eso, en este artículo aprenderá cómo ahorrar en el proceso de implementación de un LIMS en su laboratorio.

Limpiar los Datos

Lo primero y más importante que puede hacer para ahorrar costos en una implementación del LIMS es limpiar los datos del laboratorio antes de importarlos al nuevo LIMS.

Cree estrategias con sus laboratorios para simplificar todos los datos. Por ejemplo, tener 12 análisis en su LIMS para un único tipo de ensayo de laboratorio puede complicar sus datos estadísticos. 

Cuando los datos maestros estén en buenas condiciones y todos los datos no digitalizados estén listos para ser importados, ahorrará tiempo y dinero en la fase de preimplementación, lo que requerirá menos configuración y personalización más adelante, al momento de implementar el sistema.

Estandarizar los Procesos

La siguiente forma de ahorrar costos antes de la implementación del LIMS es estandarizar los procesos y flujos de trabajo del laboratorio. Coordine los procesos de todos sus laboratorios de manera que funcionen de la forma más optimizada posible.

Por ejemplo, el manejo de muestras puede darse de manera diferente en un laboratorio de microbiología y en un laboratorio de química, pero pueden compartir los mismos procesos.

Asegúrese de que los procesos y flujos de trabajo estandarizados estén bien documentados, para que los flujos de proceso en el LIMS puedan ser fácilmente comprendidos por los nuevos usuarios.

Confirme que esos procesos documentados sean lo que realmente ocurre en el laboratorio. Procesos más eficientes fuera del LIMS equivalen a procesos más eficientes dentro del LIMS.

Estandarizar y mejorar sus procesos de laboratorio antes de implementar un LIMS puede mejorar mucho el funcionamiento del LIMS y puede reducir el tiempo dedicado por el proveedor o por un consultor externo a depurarlos durante la implementación.

Por último, revise y mejore sus procedimientos operativos estándar (SOP) actuales. Optimizar los SOP antes de una implementación del LIMS garantiza que no se pierda tiempo configurando el LIMS para procedimientos ineficientes.

Automatizar al Máximo

En cuanto la implementación del LIMS esté en marcha, haga la inversión para automatizar todo lo que sea posible. Esto puede parecer contraintuitivo porque representa un costo inicial, pero la integración de instrumentos y la automatización de ciertos procesos generarán dividendos a futuro.

Asigne especialistas específicos en la materia que conozcan los instrumentos y que dispongan de tiempo dedicado durante la implementación para ejecutar las tareas de automatización. Estos especialistas deben incluir personas que realmente realizan el trabajo de laboratorio, porque muchas veces existe una desconexión entre los procesos de gestión y los de la operación diaria.

Automatizar todo lo posible es una inversión inteligente, pero concéntrese primero en las áreas que tendrán el mayor retorno de esa inversión – por lo general, la interfaz de los instrumentos más utilizados es un punto de partida inteligente.

Además, busque las áreas que generan más estrés en el laboratorio y que llevan a errores, acciones correctivas, etc. Esto no necesariamente implica automatización; puede ser tan simple como etiquetas con código de barras, flujos de trabajo preconfigurados que guíen un proceso complicado, o carpetas y consultas para encontrar muestras que perdieron su procesamiento (entre muchas otras oportunidades potenciales de eficiencia).

Aprobar Resultados por Excepción

Otra forma de ahorrar costos es configurar su LIMS para implementar la aprobación de resultados por excepción. Para hacerlo, su LIMS puede configurarse con las especificaciones permitidas para productos o procesos individuales.

Cuando un lote está fuera de especificación, el LIMS puede activar una notificación. Al hacerlo, en lugar de que sus analistas de laboratorio ingresen manualmente los resultados como aprobados o rechazados respecto a las especificaciones, el sistema aprobará automáticamente los resultados que estén dentro de especificación y marcará solo los que no lo estén.

Documentar Internamente

Después de la implementación, si su LIMS necesita ser validado, podrá reducir el costo de ese trabajo si logra preparar parte de la documentación de validación internamente.

Algunos de los ahorros de costos posteriores a la implementación pueden obtenerse cuando minimiza la personalización, de modo que los scripts de prueba IQ y OQ del proveedor sean suficientes.

La prueba PQ depende del uso previsto de su sistema específico y debe ser conducida cuidadosamente por alguien familiarizado con su LIMS, sin importar cuánta personalización se haya realizado. 

Configure su LIMS para generar informes automáticamente en intervalos programados y notificar a las partes interesadas, para que el equipo del laboratorio no tenga que perder tiempo haciéndolo manualmente.

Conclusión

Después de que su LIMS sea implementado y sus datos de laboratorio estén ahora en un repositorio centralizado, será más fácil realizar la visualización de datos.

Esto le da la capacidad de analizar sus datos de nuevas maneras y descubrir tendencias o patrones que pueden mejorar su planificación de recursos y reducir costos.

De esta forma, se asegura de que su LIMS esté funcionando de la mejor manera posible para usted, sabiendo que está obteniendo el retorno de la inversión realizada en el sistema.

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