Os equipamentos e instrumentos representam, sem dúvida, o maior investimento de um laboratório, e a administração cuidadosa desse capital deve ser uma das principais prioridades. No entanto, manter o controle sobre os equipamentos às vezes pode ser deixado em segundo plano diante de tantas outras tarefas de alta prioridade no dia a dia de um laboratório. É fácil esquecer a manutenção preventiva, porém, negligenciar seus equipamentos pode resultar em prejuízos, custando muito dinheiro e tempo ao seu laboratório.
Um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS) oferece uma excelente maneira de gerenciar seus equipamentos de laboratório, garantindo seu funcionamento contínuo. Com o uso de um LIMS, é possível garantir que o equipamento esteja sempre devidamente calibrado, receba a manutenção adequada e seja monitorado adequadamente quanto ao desempenho ao longo do tempo. Um LIMS moderno também economiza muito tempo, liberando os profissionais do laboratório da maior parte do trabalho de supervisão dos equipamentos. O LIMS pode cuidar de tudo automaticamente, exigindo muito pouco esforço dos profissionais do laboratório.
Neste artigo destacamos cinco maneiras de como um LIMS ajuda no gerenciamento de todos os equipamentos e instrumentos do laboratório:
1. Registro de informações específicas
Cada equipamento do laboratório contém informações cruciais que devem ser devidamente documentadas, geralmente encontradas na documentação fornecida com o novo equipamento. Com um LIMS, é possível inserir de maneira eficiente todos os dados "demográficos" essenciais relacionados a cada equipamento, como fabricante, número de série, modelo, data de instalação, dentre outros.
Além disso, você pode realizar o upload de manuais em PDF e documentos de treinamento do fabricante. Esses arquivos costumam ser armazenados em locais aparentemente aleatórios, dificultando sua localização para novos membros da equipe. No entanto, ao centralizar todas as informações sobre o equipamento em um LIMS, qualquer pessoa terá fácil acesso a manuais operacionais úteis e apresentações de treinamento.
O sistema também permite rastrear alterações dos dados do instrumento. Assim, você pode identificar quem da equipe fez uma atualização no registro do equipamento, quando a modificação ocorreu e quais são os valores antigos e novos.
2. Calendário de agendamento e status de disponibilidade
Nada é mais frustrante para um analista de laboratório do que descobrir que um equipamento ou reagente essencial não está disponível quando necessário para um teste ou análise. Infelizmente, em meio a agendas de trabalho agitadas e testes que se estendem por vários dias, é comum esquecer de verificar com colegas a disponibilidade do equipamento nos próximos dias. Embora alguns laboratórios tentem manter quadros brancos ou planilhas para o controle de disponibilidade, esses métodos podem levar a erros e atrasos.
Com um LIMS, você pode gerenciar facilmente o agendamento de equipamentos. Cada equipamento pode ter um calendário que seu laboratório utiliza rapidamente para agendar experimentos. Apenas pessoas especificamente autorizadas podem reservar o equipamento, com um calendário de reservas acessível de qualquer lugar. Esteja você dentro ou fora do seu laboratório, é fácil verificar o cronograma do equipamento.
O calendário também pode indicar se um instrumento não está em serviço e requer manutenção ou calibração antes do uso.
3. Registros de calibração, manutenção e instalação
Uma equipe de laboratório que utiliza diversos equipamentos pode enfrentar desafios ao monitorar se todos esses equipamentos foram calibrados ou receberam manutenção recentemente. Os inúmeros registros gerados pela equipe para cada equipamento correm o risco de serem extraviados ao serem armazenados em gavetas aleatórias ou pastas esquecidas em um computador.
Ao invés disso, é viável armazenar todos os registros pertinentes dos equipamentos em um LIMS, consolidando-os em um local de fácil acesso. Em questão de segundos, torna-se possível identificar quando um equipamento foi calibrado pela última vez ou recebeu manutenção. O LIMS também centralizará todos os arquivos referentes à instalação, calibração e manutenção em um único local organizado.
4. Agendamento e lembretes de manutenção preventiva
Acompanhar todos os equipamentos de laboratório, identificando quais necessitam de calibração ou manutenção e quando, pode ser uma tarefa extremamente desafiadora. Alguns equipamentos requerem atenção mensal, enquanto outros necessitam de intervenção a cada três, seis ou doze meses. Lidar com esses cronogramas sobrepostos pode se tornar uma fonte de preocupação. Sem um método adequado para monitorar e cuidar de cada equipamento, o resultado potencial é que os equipamentos laboratoriais operem fora das especificações, colocando em risco a precisão das análises realizadas.
O desafio do agendamento para a manutenção e calibração de equipamentos pode ser totalmente superado com um eficiente LIMS, sendo possível designar a cada equipamento seus próprios requisitos específicos de manutenção/calibração, estabelecendo um cronograma único que você configura apenas uma vez.
Toda a tensão comumente ligada ao acompanhamento dos seus equipamentos é eliminada. Para tornar ainda mais conveniente, você pode confiar no LIMS para enviar lembretes automáticos por e-mail quando chegar o momento de calibrar ou realizar a manutenção em um equipamento.
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5. Registro de desvio ou "evento" de falhas
Todo equipamento às vezes se “comporta mal”, sofre intercorrências ou simplesmente quebra. Quando isso acontece, é extremamente importante registrá-lo em um registro de desvio ou "evento". Isso ajuda a entender como seu equipamento está apresentando mau funcionamento ao longo do tempo. O mesmo erro está ocorrendo ou um equipamento está experimentando diferentes erros? Com que frequência o equipamento está apresentando mau funcionamento?
Se você não registrar esses detalhes do "evento", é provável que você os ignore. É improvável que um usuário individual lembre dos detalhes posteriormente ou até mesmo saiba compartilhar as informações com alguém que esteja investigando o mau funcionamento do equipamento ao longo do tempo.
Um registro de evento dentro de um LIMS é o lugar perfeito para qualquer usuário registrar rapidamente detalhes quando um equipamento apresenta mau funcionamento. Ao registrar essas informações, é possível identificar tendências rapidamente, ajudando a prevenir mau funcionamento futuro. Se o equipamento estiver com defeito, você terá dados sólidos para fornecer ao fabricante. Isso limita as oportunidades de atribuir o problema a "erro do usuário".
Conclusão
Em resumo, a adoção de um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS) oferece uma abordagem eficiente para a gestão de equipamentos em laboratórios. Com a centralização de informações, agendamento simplificado, registros consolidados e lembretes automáticos, o LIMS proporciona eficiência, precisão e prevenção proativa de problemas. Essa solução contribui para a economia de tempo e evita prejuízos, garantindo o funcionamento contínuo dos equipamentos laboratoriais.
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