Cómo el LIMS ayuda en la gestión eficiente de equipos en laboratorios

Los equipos e instrumentos representan, sin duda, la mayor inversión de un laboratorio, y la administración cuidadosa de ese capital debe ser una de las principales prioridades. Sin embargo, mantener el control sobre los equipos a veces puede quedar en segundo plano frente a tantas otras tareas de alta prioridad en el día a día de un laboratorio. Es fácil olvidar el mantenimiento preventivo, pero descuidar sus equipos puede generar pérdidas, costando mucho dinero y tiempo a su laboratorio.

Un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) ofrece una excelente manera de gestionar los equipos de su laboratorio, garantizando su funcionamiento continuo. Con el uso de un LIMS, es posible garantizar que el equipo esté siempre debidamente calibrado, reciba el mantenimiento adecuado y sea monitoreado correctamente en cuanto a su desempeño a lo largo del tiempo. Un LIMS moderno también ahorra mucho tiempo, liberando a los profesionales del laboratorio de la mayor parte del trabajo de supervisión de los equipos. El LIMS puede encargarse de todo automáticamente, exigiendo muy poco esfuerzo por parte de los profesionales del laboratorio.

En este artículo, destacamos cinco maneras en que un LIMS ayuda en la gestión de todos los equipos e instrumentos del laboratorio:

Registro de información específica

Cada equipo del laboratorio contiene información crucial que debe documentarse debidamente, generalmente incluida en la documentación provista con el nuevo equipo. Con un LIMS, es posible ingresar de manera eficiente todos los datos “demográficos” esenciales relacionados con cada equipo, como fabricante, número de serie, modelo, fecha de instalación, entre otros.

Además, puede realizar la carga de manuales en PDF y documentos de capacitación del fabricante. Estos archivos suelen almacenarse en ubicaciones aparentemente aleatorias, lo que dificulta su localización para los nuevos miembros del equipo. Sin embargo, al centralizar toda la información sobre el equipo en un LIMS, cualquier persona tendrá fácil acceso a manuales operativos útiles y presentaciones de capacitación.

El sistema también permite rastrear los cambios en los datos del instrumento. Así, puede identificar quién del equipo realizó una actualización en el registro del equipo, cuándo ocurrió la modificación y cuáles son los valores anteriores y nuevos.

Calendario de programación y estado de disponibilidad

Nada es más frustrante para un analista de laboratorio que descubrir que un equipo o reactivo esencial no está disponible cuando se necesita para un ensayo o análisis. Desafortunadamente, en medio de agendas de trabajo agitadas y ensayos que se extienden por varios días, es común olvidar verificar con los colegas la disponibilidad del equipo en los próximos días. Aunque algunos laboratorios intentan mantener pizarras blancas o planillas para el control de disponibilidad, estos métodos pueden generar errores y retrasos.

Con un LIMS, puede gestionar fácilmente la programación de equipos. Cada equipo puede tener un calendario que su laboratorio utiliza rápidamente para programar ensayos. Solo las personas específicamente autorizadas pueden reservar el equipo, con un calendario de reservas accesible desde cualquier lugar. Esté dentro o fuera de su laboratorio, es fácil verificar el cronograma del equipo.

El calendario también puede indicar si un instrumento está fuera de servicio y requiere mantenimiento o calibración antes de su uso.

Registros de calibración, mantenimiento e instalación

Un equipo de laboratorio que utiliza diversos equipos puede enfrentar dificultades para monitorear si todos esos equipos fueron calibrados o recibieron mantenimiento recientemente. Los innumerables registros generados por el equipo para cada instrumento corren el riesgo de perderse al almacenarse en cajones aleatorios o carpetas olvidadas en una computadora.

En su lugar, es viable almacenar todos los registros pertinentes de los equipos en un LIMS, consolidándolos en un único lugar de fácil acceso. En cuestión de segundos, es posible identificar cuándo un equipo fue calibrado por última vez o recibió mantenimiento. El LIMS también centralizará todos los archivos referentes a la instalación, calibración y mantenimiento en un único lugar organizado.

Programación y recordatorios de mantenimiento preventivo

Dar seguimiento a todos los equipos de laboratorio, identificando cuáles necesitan calibración o mantenimiento y cuándo, puede ser una tarea extremadamente desafiante. Algunos equipos requieren atención mensual, mientras que otros necesitan intervención cada tres, seis o doce meses. Lidiar con estos cronogramas superpuestos puede convertirse en una fuente de preocupación. Sin un método adecuado para monitorear y cuidar cada equipo, el resultado potencial es que los equipos de laboratorio operen fuera de especificación, poniendo en riesgo la precisión de los análisis realizados.

El desafío de la programación del mantenimiento y la calibración de equipos puede superarse por completo con un LIMS eficiente, siendo posible asignar a cada equipo sus propios requisitos específicos de mantenimiento/calibración, estableciendo un cronograma único que se configura una sola vez.

Toda la tensión comúnmente asociada al seguimiento de sus equipos queda eliminada. Para hacerlo aún más conveniente, puede confiar en el LIMS para enviar recordatorios automáticos por correo electrónico cuando llegue el momento de calibrar o realizar el mantenimiento de un equipo.

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Registro de desviación o “evento” de fallas

Todo equipo a veces “se comporta mal”, sufre incidencias o simplemente se avería. Cuando esto ocurre, es sumamente importante registrarlo en un registro de desviación o “evento”. Esto ayuda a entender cómo su equipo está presentando fallas de funcionamiento a lo largo del tiempo. ¿Se trata del mismo error o el equipo está experimentando diferentes errores? ¿Con qué frecuencia el equipo presenta fallas de funcionamiento?

Si no registra estos detalles del “evento”, es probable que los pase por alto. Es poco probable que un usuario individual recuerde los detalles más adelante o incluso sepa compartir la información con alguien que esté investigando el mal funcionamiento del equipo a lo largo del tiempo.

Un registro de eventos dentro de un LIMS es el lugar perfecto para que cualquier usuario registre rápidamente los detalles cuando un equipo presenta un mal funcionamiento. Al registrar esta información, es posible identificar tendencias rápidamente, ayudando a prevenir fallas futuras. Si el equipo presenta un defecto, tendrá datos sólidos para proporcionar al fabricante. Esto limita las posibilidades de atribuir el problema a “error del usuario”.

En resumen, la adopción de un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) ofrece un enfoque eficiente para la gestión de equipos en laboratorios. Con la centralización de la información, la programación simplificada, los registros consolidados y los recordatorios automáticos, el LIMS proporciona eficiencia, precisión y prevención proactiva de problemas. Esta solución contribuye al ahorro de tiempo y evita pérdidas, garantizando el funcionamiento continuo de los equipos de laboratorio.