Código de barras en el laboratorio: una guía completa

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Comprenda el papel que los códigos de barras pueden tener en el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad dentro de su laboratorio.

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Cuando se habla de gestión de laboratorios, es de suma importancia poder diferenciar y organizar todas las muestras, reactivos y placas.

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Sin embargo, esta tarea puede presentar muchos desafíos, afectando directamente los resultados de sus experimentos.

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Por eso, un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) se muestra como una herramienta imprescindible para laboratorios que desean mantener el más alto nivel de calidad.

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Al asignar un código de barras único a cada artículo, el LIMS aumenta la trazabilidad dentro del laboratorio. Pero esta función no es tan simple como parece.

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Por lo tanto, en este artículo usted comprenderá el papel que los códigos de barras pueden tener en el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad dentro de su laboratorio.

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¿Por qué rastrear con códigos de barras?

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Para responder esta pregunta, es necesario que primero determine qué elementos físicos de su laboratorio deben rastrearse con un identificador único, como un código de barras.

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Por lo general, el código de barras debe usarse para rastrear cualquier ítem que pueda confundirse fácilmente, o intercambiarse con otro artículo físico.

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Evidentemente, lo más fácil sería desarrollar una identificación de estos ítems a mano, pero este proceso manual puede presentar riesgos.

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El uso de etiquetas escritas a mano está contraindicado por 3 simples razones:

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1. Es posible que haya dificultad para leer o comprender lo que está escrito;

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2. Al escribir a mano, es difícil mantener un patrón, además de aumentar los riesgos de error humano;

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3. Algunos tubos de muestra son muy pequeños y no tienen espacio suficiente para más que unos pocos caracteres.

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Código de barras como solución

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Seguramente su laboratorio debe tener decenas, cientos o incluso miles de muestras que deben procesarse, garantizando siempre su rastreabilidad. Y, con el código de barras, esa garantía se vuelve más fácil de alcanzar.

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Otra aplicación de este tipo de identificación sería usar códigos de barras para rastrear las placas de 96 o 384 pocillos que usted almacena, ya que estas placas son muy similares cuando se observan en un congelador o un refrigerador.

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Otros elementos que pueden rastrearse con un código de barras único incluyen:

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• Cajas de almacenamiento o estanterías;

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• Equipos de almacenamiento (como congeladores o refrigeradores, por ejemplo);

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• Equipos de prueba de alta complejidad (por ejemplo, un secuenciador);

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• Equipos en general (pipetas, centrífugas, etc.);

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• Computadoras, notebooks o tablets.

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Al usar un código de barras único, usted no solo garantiza la identificación y trazabilidad de cada una de estas muestras, sino que también puede usar equipos de lectura, como escáneres, para automatizar etapas de su proceso.

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De esta forma, es posible eliminar la posibilidad de error humano y aumentar la productividad, generando más confiabilidad y eficiencia.

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Códigos de barras generados automáticamente

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Algunos LIMS tienen la capacidad de generar automáticamente un código de barras para cualquier muestra, placa o reactivo.

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Al generar los códigos de barras automáticamente, es posible garantizar que esa identificación única siempre existirá, eliminando la posibilidad de que alguien olvide realizar esa etapa del proceso.

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Con un código de barras automático, puede tener la certeza de que el número generado será único en su LIMS.

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Las identificaciones duplicadas o similares dan lugar a una asociación incorrecta de muestras, datos y resultados incorrectos.

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Incluso cuando se detectan durante el proceso, las identificaciones duplicadas o similares generarán pérdida de tiempo y retrabajo al intentar determinar a qué ítem corresponde cada una.

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Identificadores múltiples para la misma muestra

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Es común que algunos elementos de su laboratorio, como las muestras, requieran varios códigos de barras o identificadores.

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Una vez que su LIMS está configurado para manejar varios identificadores para una única muestra, esto no debería ser un problema.

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La aplicación de varios códigos de barras a los elementos de su laboratorio puede resultar muy beneficiosa.

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Por ejemplo, si es un laboratorio de pruebas clínicas, es posible asignar un código de barras interno a cada nueva muestra recibida, incluso si esta ya posee un código de barras externo asociado por un solicitante.

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Con el código de barras interno, usted logra tener cien por ciento de certeza de que cada muestra tiene una identificación única, al mismo tiempo que mantiene el código de barras externo, pudiendo así comunicar el resultado de forma adecuada al solicitante.

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Códigos de barras e información legible

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Es común que ciertas partes de un código de barras contengan información legible por humanos.

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Por ejemplo, un código de barras que incluya SAL-COV-000188 puede indicar que la muestra es de tipo saliva (SAL), con una orden de prueba de COVID-19 (COV), y que es la muestra número 188 (\»000188\») registrada en su sistema.

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Pueden existir dos formas de códigos de barras comprensibles: la forma simple, con número, tipo de muestra y tipo de prueba; y la forma compleja, que incluye tipo de muestra y de prueba, solicitante, fecha y número de la muestra, por ejemplo.

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Si su laboratorio posee una amplia variedad de muestras y pruebas que realiza, las partes legibles de un código de barras pueden ser extremadamente útiles.

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Su equipo puede entender de inmediato una buena cantidad de información sobre una muestra simplemente al verificar su código de barras.

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Sin embargo, al incorporar información en un código de barras, su complejidad puede aumentar, aumentando también el espacio ocupado en las etiquetas, considerando que algunas son pequeñas y solo tienen espacio para pocos caracteres.

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Por último, es una decisión del laboratorio incluir o no información legible en su proceso. Una vez que cada muestra tenga un código de barras exclusivo, la adición de cualquier otra información útil a ese código de barras puede realizarse si tiene sentido para el laboratorio.

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Generar códigos de barras con lógica compleja

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No hay nada intrínsecamente malo en utilizar una lógica compleja para generar un código de barras. Nuevamente, la única regla es que cada código sea único.

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Siendo ese el caso, el laboratorio puede definir que sus códigos de barras sean tan complejos como sea necesario. El uso de una lógica compleja puede transformar un código de barras en algo más que un simple identificador.

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Al codificar varias informaciones en un código, es posible que el equipo sepa mucho sobre la muestra de inmediato.

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Como ejemplo, utilicemos como referencia este complejo código de barras: SAL-COV-OP011-2020.10.10-0001. Este ejemplo:

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• Es un tipo de muestra de saliva (\»SAL\»);

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• Tiene una prueba de COVID-19 solicitada (\»COV\»);

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• Se solicitó al médico solicitante que enviara el número de seguimiento \»011\» en su sistema (\»OP011\»);

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• Fue recibida el 10 de octubre de 2020 (\»2020.10.10\»);

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• Fue la primera muestra recibida ese día (\»0001\»).

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Esta diversidad de información puede leerse en este código de barras, sin siquiera buscar la muestra en el LIMS.

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Sin embargo, esto también significa que el LIMS necesitará procesar una cantidad considerable de lógica para generar correctamente un código de barras para cada muestra.

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Si existe el deseo de codificar más información en los códigos de barras, es necesario asegurarse de que el LIMS pueda generarlos de manera precisa y con toda la lógica necesaria, además de garantizar que sean únicos.

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No todos los LIMS poseen esta capacidad. Usando el ejemplo anterior, es posible que algunos sistemas no logren extraer fácilmente información sobre el tipo de muestra, la prueba solicitada o el médico solicitante.

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Algunos LIMS también pueden tener dificultades para reiniciar el número de muestra incremental todos los días.

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Impresión de códigos de barras directamente desde el LIMS

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Con el LIMS adecuado, no solo es posible imprimir etiquetas de códigos de barras directamente desde el sistema, sino que esta es una práctica que debería llevarse a cabo.

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Esto asegura la precisión y confiabilidad de la información. Desafortunadamente, algunas soluciones LIMS del mercado no se comunican con una impresora de códigos de barras/etiquetas, y es necesario tener esto en cuenta al evaluar y decidir qué LIMS adquirir para el laboratorio.

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Si esta función no está disponible, es casi imposible agregarla posteriormente.

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Una vez tomada la decisión de imprimir etiquetas de códigos de barras, es necesario tener en cuenta algunas cosas:

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1. ¿La etiqueta tendrá caracteres legibles y/o un código de barras legible?

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La mayoría de los laboratorios considera fundamental que cada etiqueta posea caracteres legibles por el equipo. De lo contrario, es extremadamente tedioso buscar una muestra específica entre cientos.

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2. ¿La etiqueta debe incluir un código de barras inteligible?

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Esto no siempre es necesario, pero puede resultar muy útil para determinados flujos de trabajo. Si es necesario encontrar rápidamente una muestra en el sistema, un código de barras inteligible es extremadamente importante, aunque no todos los laboratorios necesitan esta funcionalidad.

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3. ¿El código de barras inteligible debe ser 1D o 2D?

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Los códigos de barras 1D son limitados para codificar información. Solo es posible incluir números y letras, sin caracteres especiales. Cuanto más larga sea la cadena de texto codificado, más largo será el código de barras.

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Los códigos de barras 2D (también conocidos como código QR) son el nuevo estándar para la codificación de información. Son muy flexibles y pueden codificar números, letras y muchos caracteres especiales.

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Los códigos de barras 2D también ocupan mucho menos espacio, pudiendo codificarse fácilmente grandes secuencias de texto en ese pequeño cuadrado.

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Independientemente del tipo de código de barras elegido, es necesario tener la certeza de que el escáner tenga la capacidad de leerlo. Casi todos los lectores entienden los códigos de barras 1D, pero no todos pueden leer un código de barras 2D.

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Es decir, antes de comprar un escáner, es necesario saber qué se planea escanear.

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Conclusión

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Implementar códigos de barras en un laboratorio es un poco más complicado de lo que se imagina inicialmente.

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Antes de implementar códigos de barras en el laboratorio, es necesario poder responder las siguientes preguntas:

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• ¿Qué elementos físicos del laboratorio deben rastrearse con un código de barras?

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• ¿El LIMS debería ser capaz de generar códigos automáticamente para el equipo?

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• ¿Alguno de los elementos del laboratorio tendrá varios códigos de barras asociados?

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• ¿Qué tipo de lógica se requiere para generar códigos de barras en el laboratorio?

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• ¿Será necesario imprimir etiquetas con códigos de barras directamente desde el LIMS?

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Una vez que todas estas preguntas hayan sido respondidas, usted podrá tener la certeza de que está utilizando códigos de barras en su laboratorio de la mejor forma posible, aumentando la eficiencia y trazabilidad de su proceso.

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Para entender cómo Actiz puede ayudarle a administrar los requisitos de códigos de barras de su laboratorio, contáctenos en contato@actiz.com.br. Nuestra funcionalidad única de código de barras permite la generación e impresión directamente desde un registro del LIMS, mejorando visiblemente la eficiencia del equipo en el laboratorio.

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