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Como Aplicar um Painel de Indicadores no Lab
Entenda neste passo a passo como aplicar um painel de indicadores em seu laboratório e todos os benefícios disso.
Entenda neste passo a passo como aplicar um painel de indicadores em seu laboratório e todos os benefícios disso.
Quando ouvimos a expressão “painel de indicadores” muitas pessoas podem remeter ao painel de instrumentos de um carro na frente do motorista que fornece o status dos diferentes componentes: transmissão, sistema de refrigeração, combustível, motor, entre outros.
Mas o que poucos sabem é que laboratórios também podem ter um painel de indicadores.
Os painéis de indicadores em um laboratório são gerados por um LIMS, e fornecem informações valiosas para ajudar a gerenciar a operação do laboratório.
Além disso, o painel também possibilita a visualização dos dados de informações geradas pelo laboratório, assim como o painel de instrumentos de um carro que fornece ao motorista o status do carro que está sendo conduzido.
Mas nem sempre montar esse painel é uma tarefa fácil, porém, com a ajuda de um LIMS, o seu laboratório pode ter vários painéis de indicadores que mostram os aspectos mais relevantes sobre os seus processos.
Então, nesse artigo vamos falar sobre o que é um painel de indicadores e mostrar alguns exemplos de painéis que um LIMS pode gerar para seu laboratório.
O que é um painel de indicadores?
Também conhecido como Dashboard, o painel de indicadores é uma ferramenta visual que reúne as informações que o seu laboratório busca monitorar. Com esse painel, é possível monitorar o desempenho do laboratório nas áreas que mais interessam para a gestão e instituir melhorias.
Com indicadores e gráficos integrados, o painel de indicadores possibilita uma mais fácil visualização dos processos dentro do laboratório, além de permitir um acompanhamento em relação às metas de forma objetiva, otimizando o uso de tempo para a gestão do ambiente de trabalho.
Alguns benefícios no dia a dia do laboratório
Existem várias vantagens para aplicar os painéis de indicadores no dia a dia. Por exemplo, em um dia comum em um laboratório, um analista pode relatar que algumas amostras não foram registradas corretamente no LIMS. O administrador do LIMS precisará verificar em vários locais dentro do sistema para ver se consegue descobrir o que aconteceu.
Se um painel de indicador estiver sido implementado mostrando o status das amostras no sistema, o administrador do LIMS saberá de maneira fácil que alguma das etapas predeterminadas não foi concluída como deveria.
Em outro exemplo, um analista de laboratório pode seguir facilmente um fluxo de trabalho fornecido em um painel e saber que está executando suas tarefas de acordo com os processos do laboratório.
Os painéis são vantajosos em várias ocasiões, por exemplo, usuários do LIMS podem visualizar sua carga de trabalho diária (ou semanal) no painel no início de seu turno e revisar seu status anterior de final de dia, enquanto os gerentes do laboratório podem ter dados reais fornecidos rapidamente sem ter que gerar relatórios em papel.
São alguns exemplos de painéis de indicadores no LIMS:
Acompanhamento de Resultados
Um exemplo de painel muito visto no uso de LIMS é o painel de acompanhamento de resultados. Nele, os usuários podem acompanhar em tempo real todos os resultados que estão sendo processados e validados pelo laboratório.
Visão Geral do Plano de Manutenção dos Instrumentos do Laboratório
A partir deste painel é possível visualizar todos os instrumentos do laboratório em um único indicador capaz de identificar, entre várias informações, quais estão sendo utilizadas com maior frequência pelo laboratório, quais instrumentos estão em manutenção ou fora de uso, e quais estão com manutenção programada.
Estatística de Amostras
Um controle importante para a coordenação do laboratório é conhecer com qual frequência são enviadas as demandas ao laboratório, quais são os maiores clientes (internos ou externos), qual dia da semana que mais são enviadas demandas ao laboratório, e quais são as matrizes de amostras mais demandadas.
Dessa forma, é possível se preparar e adaptar os fluxos de trabalho para atender essas demandas da melhor forma possível.
Tempo de Resposta de Amostras
O tempo de resposta de amostras é o intervalo de tempo entre as amostras recebidas no laboratório até o momento do envio dos relatórios finais.
A notificação em tempo hábil é um indicador crucial da qualidade dos serviços, juntamente com relatórios precisos e confiáveis, portanto, com esse indicador o laboratório pode facilmente identificar em quais etapas do fluxo de trabalho as amostras estão levando mais tempo para serem processadas e atuar na solução evitando uma entrega de resultados fora do prazo.
Quais indicadores realmente mudam uma decisão
Painéis de laboratório falham por excesso, não por falta. É comum encontrar vinte indicadores em tela e nenhuma decisão tomada a partir deles, porque medir algo que ninguém pode alterar produz relatório, não gestão. O filtro útil é exigir de cada indicador uma resposta a três perguntas: o que ele revela, quem age quando ele piora, e qual ação essa pessoa toma.
| Indicador | O que revela | Ação quando piora |
|---|---|---|
| Tempo médio de resposta por tipo de ensaio | Onde a fila realmente se forma | Redistribuir carga ou rever o gargalo do método específico |
| Intervalo entre último ensaio e liberação | Custo de consolidação, não de análise | Reduzir dependência de consulta entre setores |
| Taxa de reanálise por causa | Se o retrabalho vem de amostra, método ou registro | Ação distinta para cada causa; agregado não orienta nada |
| Aderência ao plano de manutenção e calibração | Risco de ensaio com equipamento fora de validade | Reprogramar antes do vencimento, não depois |
| Reincidência do mesmo tipo de não conformidade | Se a ação corretiva atacou causa ou sintoma | Reabrir a investigação de causa raiz |
| Amostras em atraso por faixa de dias | Distingue atraso pontual de atraso estrutural | Faixas longas pedem revisão de capacidade, não de esforço |
Duas escolhas de desenho fazem diferença desproporcional. A primeira é medir por causa em vez de agregado: uma taxa de reanálise de 6% não orienta nada, mas saber que dois terços dela vem de erro de registro aponta ação imediata e diferente da que se tomaria por problema de método. A segunda é usar faixas em vez de médias para atraso, porque a média esconde a distribuição, e é a distribuição que distingue um pico pontual de um problema de capacidade. Vale lembrar que indicadores de tempo têm interpretação limitada sem contexto de volume, então acompanhar os dois lado a lado evita concluir melhoria onde houve apenas queda de demanda. Para os indicadores ligados a calibração, a referência de vocabulário metrológico publicada pelo BIPM ajuda a padronizar o que se conta como verificação, calibração e ajuste, distinção que muda o número.
Conclusão
Implementar o uso de painéis de indicadores é uma ótima escolha para quem quer facilitar o acompanhamento de processos e fluxos de trabalho dentro do laboratório. E, com o uso de um LIMS, essa tarefa fica ainda mais fácil.
Com a implementação do Actiz uma organização pode ficar mais tranquila sabendo que os painéis foram implementados da maneira ideal e que fornecerão a máxima eficiência e segurança ao laboratório.
Se você se interessou e quer ter um LIMS que garante uma otimização dos seus processos e aumento de eficiência no seu laboratório, entre em contato e adquira o Actiz.
Para ver como os painéis de indicadores se encaixam numa estratégia mais ampla de eficiência operacional, veja o guia Operação e Eficiência do Laboratório com LIMS.
Perguntas frequentes
Quais indicadores um laboratório deve acompanhar?
Menos do que a intuição sugere. O critério prático é aceitar apenas indicadores que passem por três perguntas: o que ele revela, quem age quando piora, e qual ação essa pessoa toma. Um conjunto inicial que costuma sustentar decisão real inclui tempo médio de resposta por tipo de ensaio, intervalo entre o último ensaio e a liberação, taxa de reanálise separada por causa, aderência ao plano de calibração, reincidência do mesmo tipo de não conformidade, e amostras em atraso por faixa de dias.
Por que medir taxa de reanálise por causa e não no agregado?
Porque o agregado não indica ação. Saber que 6% das amostras foram reanalisadas não diz o que corrigir, já que as causas pedem respostas opostas: erro de registro sugere revisar o ponto de entrada do dado, problema de amostra sugere rever coleta e preservação, e instabilidade de método sugere revalidação. Separar por causa transforma um número de acompanhamento em um número de decisão, e normalmente revela que a maior parte do retrabalho vem de uma única origem.
Média ou faixa: como medir atraso de amostras?
Faixas de dias funcionam melhor que média, porque a média esconde a distribuição e é a distribuição que orienta a ação. Duas operações com a mesma média de atraso podem ter realidades distintas: uma com muitos atrasos curtos, indicando ajuste fino de fluxo, e outra com poucos atrasos muito longos, indicando amostras travadas por algum impedimento específico. Ver a contagem por faixa também impede que um único caso extremo distorça a leitura do mês inteiro.
Como evitar que o painel de indicadores caia em desuso?
Vinculando cada indicador a um responsável e a uma reunião de rotina em que ele é olhado. Painéis abandonados quase sempre têm a mesma origem: foram construídos a partir do que era fácil extrair, e não a partir de uma pergunta que alguém precisava responder. Um teste simples antes de adicionar qualquer indicador é perguntar que decisão mudaria se o número dobrasse. Se a resposta for nenhuma, ele pode existir como registro histórico, mas não deve ocupar espaço no painel de gestão.
