Implantar um LIMS (Laboratory Information Management System) é, sem dúvida, um dos movimentos mais estratégicos que um laboratório pode fazer.
Quando bem executado, ele representa ganho de eficiência, controle de dados, rastreabilidade, redução de erros e um enorme avanço na qualidade operacional.
No entanto, quando as implantações não são bem-sucedidas o resultado costuma ser o oposto: frustração, desperdício de recursos, baixa adesão da equipe e uma solução que vira mais um problema.
A pergunta é: por que isso ainda acontece?
Confundindo transformação digital com digitalização da ineficiência
Um dos maiores equívocos está na forma como se encara a transformação digital.
Muitos laboratórios acreditam que trocar planilhas por um sistema já é, por si só, transformação. Mas o que vemos, na prática, é a digitalização da ineficiência: processos ineficientes sendo automatizados, dados frágeis sendo migrados e fluxos desconexos ganhando uma interface mais bonita — e só.
É preciso entender que tecnologia não corrige falhas de processo, não resolve silos operacionais e não substitui gestão. Quando implantada sem uma revisão profunda da operação, ela apenas acelera o que já está errado.
Neste artigo, vou te mostrar por que implantações de LIMS dão errado, mesmo com boas intenções e altos investimentos. E mais importante: como evitar esses erros e garantir que o LIMS entregue, de fato, valor real para sua operação.
1. Falta de planejamento e definição de objetivos claros
Muitos laboratórios começam a jornada do LIMS sem saber onde querem chegar. “Quero ser mais eficiente” ou “Quero parar de usar planilhas” não são objetivos — são intenções.
Um projeto de LIMS precisa começar com perguntas concretas:
- Quais processos quero otimizar?
- Que indicadores quero melhorar?
- Quanto tempo e recurso estou disposto a investir?
- Qual ROI (Retorno sobre o investimento) espero alcançar em 6, 12 ou 24 meses?
Transforme intenções vagas em metas mensuráveis, como:
- Aumentar a produtividade do laboratório em 40%;
- Reduzir em 80% o tempo necessário para gerar propostas;
- Reduzir o tempo de resposta para a produção em 50%.
Sem essa clareza, o projeto corre o risco de se perder no caminho, gerando frustrações, desperdício de recursos e resultados aquém do esperado.
Comece com metas claras — e aumente significativamente as chances de sucesso da sua implantação LIMS.
2. Resistência a mudanças
Implantar um LIMS não é “ligar o sistema e começar a usar”. Muitos laboratórios pulam a etapa mais crítica: mapear processos, identificar gargalos, definir metas e desenhar um plano de evolução.
Especialmente em processos ineficientes, é comum encontrarmos analistas que não compreendem plenamente o motivo de executarem determinadas etapas. O clássico “faço assim porque sempre fizemos assim, foi assim que me ensinaram” revela uma execução sem questionamento ou entendimento do propósito.
Outro cenário frequente envolve analistas que conhecem bem o processo, mas que operam dentro de uma lógica burocrática, repleta de entraves, à qual já estão habituados. Nesses casos, é comum ouvirmos: “funciona assim, já passamos por diversas auditorias e nunca tivemos problemas. Preferimos manter o processo como está“. Essa postura, porém, pode limitar a identificação de oportunidades de melhoria e otimização.
Se você apenas quer trocar papel por computador, mas mantém fluxos quebrados, dados frágeis e uma cultura resistente à mudança, não está transformando nada — só está digitalizando a desorganização.
Tecnologia não resolve bagunça. Um fluxo ruim automatizado só gera erros mais rápidos e com maior escala.
Veja também: Boas Práticas de Laboratório (BPL): o que são e por que são essenciais?
3. Ignorar os usuários finais (aqueles que vão operar o LIMS)
É comum que a decisão de aquisição venha do alto: diretoria, TI ou controle de qualidade. Mas o sucesso da implantação está em outro lugar: na operação.
Se os analistas, técnicos e coordenadores não forem ouvidos, o sistema não vai refletir a realidade do laboratório. Isso gera baixa adesão, sabotagem silenciosa (do tipo “vou continuar fazendo do meu jeito”) e uma série de desvios operacionais.
Além disso, quem melhor compreende as dificuldades do processo são justamente as pessoas que o executam diariamente. São elas que podem indicar, com propriedade, quais etapas podem ser otimizadas, quais comunicações podem ser automatizadas, onde ocorrem retrabalhos, entre outras contribuições valiosas.
Mais do que isso: considerando que essas pessoas serão as usuárias do sistema, é fundamental que algumas delas participem da fase de testes. Somente quem utiliza o processo na prática será capaz de avaliar se a solução implementada atende, de fato, às necessidades reais do dia a dia.
O LIMS precisa nascer de dentro para fora, respeitando os analistas, o ritmo do laboratório e os fluxos reais — e não um modelo idealizado por quem não vive a rotina.
4. Subestimar o esforço de migração de dados
Migrar dados de planilhas, papéis ou sistemas legados não é apertar um botão. É uma etapa crítica e delicada, que envolve:
- Limpeza de dados desatualizados ou incoerentes;
- Definição de estrutura e nomenclatura padrão;
- Validação de integridade e rastreabilidade;
- Garantia de conformidade com normas como ISO 17025, BPL, BPF, entre outras.
Tratar a migração como uma tarefa de última hora é abrir as portas para erros, inconsistências, retrabalho e atrasos no projeto.
5. Querer fazer tudo de uma vez
Outro erro recorrente é tentar configurar o LIMS com todas as funcionalidades, integrações e relatórios possíveis antes mesmo da primeira entrega.
Esse comportamento, muitas vezes, está associado a um perfeccionismo: o desejo de ter o sistema totalmente configurado e impecável antes de iniciar sua utilização.
No entanto, esse perfeccionismo pode ser paralisante, gerando a sensação de que sempre há mais ajustes a fazer. Como consequência, a implantação se prolonga além do necessário, causando frustração e aumentando o risco de abandono do projeto.
É importante compreender que esperar por uma configuração perfeita é um equívoco. É absolutamente natural realizar ajustes, utilizar o sistema e, com base na prática, identificar melhorias e otimizações nos processos. O aprendizado contínuo faz parte da implantação.
Outro ponto comum é o desejo de começar a utilizar o sistema com todas as funcionalidades ao mesmo tempo, acreditando que isso facilitará a adaptação. No entanto, essa abordagem representa uma mudança brusca para os analistas, dificultando a assimilação no dia a dia. O ideal é promover uma transição gradual, com a adoção progressiva de módulos e funcionalidades.
A estratégia mais eficaz é iniciar com um núcleo funcional mínimo, que já solucione algumas dores reais da operação.
A partir disso, a expansão do uso pode ocorrer estrategicamente incluindo outras etapas da operação, acompanhando a evolução da equipe e da maturidade dos processos. Essa abordagem torna a implantação mais ágil e tangível, à medida que os benefícios do sistema começam a ser percebidos na prática.
Assista também: Rastreabilidade e Eficiência na Indústria de Alimentos com LIMS | Podcast Além do LIMS #2
6. Escolha errada de fornecedor
Nem todo fornecedor de LIMS entende de laboratório. Muitos vendem software, mas não entendem nada da rotina operacional, das exigências regulatórias ou dos desafios da qualidade.
Se o seu fornecedor:
- NÃO participa ativamente da análise e revisão dos processos do seu laboratório;
- NÃO se interessa e não compreende as dores e desafios enfrentados no dia a dia da rotina laboratorial;
- NÃO possui familiaridade com os processos analíticos;
- NÃO entende o impacto de um erro de transcrição em uma auditoria…
…você não tem um parceiro. Tem um revendedor de sistema.
Escolha quem fala a sua língua. Quem entende o seu setor e te ajuda a pensar antes mesmo de configurar.
7. Falta de treinamento e gestão da mudança
Você pode ter o melhor LIMS do mundo — ele não vale nada sem pessoas preparadas para usá-lo.
O treinamento precisa ser:
- Personalizado por laboratório;
- Progressivo (não tudo de uma vez);
- Reforçado com materiais práticos e suporte de verdade.
É essencial trabalhar a gestão da mudança: comunicar, engajar, esclarecer medos e mostrar os benefícios. Além disso, o processo de implantação precisa ser flexível e se adaptar aos desafios do cotidiano. Quem melhor conhece o seu processo é a sua equipe; já o fornecedor, conhece a fundo o sistema.
Por isso, a comunicação clara sobre as dificuldades enfrentadas, as prioridades, o que faz ou não sentido e o que realmente agrega valor é fundamental. Mudanças de planos podem ser necessárias, prioridades podem ser revistas — e tudo isso é natural em um projeto vivo.
Com transparência, a gestão de mudanças ocorre de forma estruturada e evita impactos negativos no andamento da implantação. Esse alinhamento é essencial para o sucesso do projeto, que deve ser conduzido de forma colaborativa entre o laboratório e o fornecedor do LIMS.
8. Não considerar o ROI (Retorno sobre o Investimento)
Muitos laboratórios hesitam em implantar um LIMS porque olham apenas o custo inicial. Mas o que quase ninguém calcula é o custo de ficar paralisado: retrabalho, erros, atrasos, não conformidades, multas, auditorias malsucedidas.
Um bom projeto de implantação LIMS não é despesa. É investimento com retorno mensurável.
- Redução de erros manuais;
- Aumento na produtividade do laboratório;
- Melhoria no tempo de resposta do controle de qualidade para a produção;
- Conformidade garantida em auditorias.
Esses ganhos se pagam. E rápido.
Conclusão
Implantar um LIMS não é sobre sistema. É sobre mudança de mentalidade.
Implantar um LIMS exige coragem para mudar. Exige olhar para dentro, identificar o que está funcionando (e o que não está), redesenhar processos e só então aplicar a tecnologia.
É um processo que começa com perguntas e termina com resultados reais — mas só funciona quando há visão estratégica, envolvimento de todos e um parceiro comprometido.
Se você está nesse momento e quer garantir que sua implantação de LIMS seja um divisor de águas — e não um novo problema para resolver —, a Actiz pode te ajudar.
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