Gerenciar dados e informações é uma tarefa crucial para laboratórios de todos os segmentos e tamanhos. Essa responsabilidade pode se tornar especialmente desafiadora para laboratórios que buscam expandir suas operações ou cumprir exigentes normas regulatórias.
Portanto, a escolha da ferramenta certa torna-se um aspecto fundamental para o sucesso do seu laboratório. Enquanto muitos laboratórios iniciam utilizando métodos tradicionais, como papel e caneta ou planilhas, alguns optam por modernizar suas operações adotando soluções de software.
Diante da escolha entre uma planilha e um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratórios (LIMS), qual seria a mais adequada para o seu laboratório?
Neste artigo, iremos explorar essa questão e outras relacionadas.
Quais são suas opções para gerenciar dados em laboratório?
Cada vez mais os laboratórios geram dados e informações. Embora varie entre os setores, os laboratórios precisarão de suporte para gerenciar:
- Dados de inventário (informações relacionadas aos materiais, equipamentos, instrumentos, reagentes e outros recursos físicos que são mantidos e utilizados no laboratório);
- Dados de amostras;
- Dados de testes e análises;
- Documentos;
- Dados de garantia de qualidade e controle de qualidade.
As escolhas mais comuns disponíveis para os laboratórios são:
- Planilhas e/ou Papel e Caneta;
- Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS).
Vamos explorar essas opções mais detalhadamente.
Planilhas e/ou Papel e Caneta
Gerenciar dados com uma combinação de papel, caneta e planilhas (como Excel ou Google Sheets) é a opção mais básica disponível.
Por anos, os laboratórios utilizaram papel e caneta para gerenciar dados e inventário, muito antes de ferramentas de software mais avançadas se tornarem populares. Com o advento dos computadores, as planilhas representaram um avanço, oferecendo uma maneira mais estruturada de organizar e classificar dados.
Embora úteis em certa medida, as planilhas apresentam várias limitações que podem afetar significativamente a eficiência e a precisão do trabalho:
- Planilhas exigem entrada e supervisão manual do usuário;
- O Excel é propenso a erros, incluindo erros de arredondamento e devido à entrada manual de dados. Um estudo de 2016 descobriu que as autocorreções do Excel são a fonte de erros de digitação importantes em 20% dos artigos científicos que discutem genes;
- Embora inicialmente possam parecer flexíveis, as planilhas podem se tornar difíceis de atualizar à medida que os processos mudam;
- Oferecem protocolos de segurança limitados, o que pode resultar em dificuldades para rastrear alterações e garantir a integridade dos dados;
- Não proporcionam um acesso robusto para múltiplos usuários ou baseado em funções, o que pode limitar a colaboração e a eficiência;
- Trabalhar com o Excel para registrar e analisar dados pode ser alucinantemente repetitivo. E isso pode afetar os profissionais do laboratório que se veem dedicando a maior parte do dia a tarefas repetitivas em vez de se concentrar em atividades de alto valor agregado;
- O uso do Excel pode resultar em perda de tempo e dinheiro devido a cálculos incorretos, dados perdidos e inconsistentes, e dificuldades na busca e interpretação de informações. Esses problemas contínuos têm um impacto financeiro direto e podem prejudicar a produtividade da equipe.
- Devido a essas limitações, muitos laboratórios buscam além da utilidade das planilhas e precisam migrar para soluções de software mais avançadas.
Veja também: LIMS na prática: Como organizar documentos e registros no laboratório
Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS)
Avançando para o gerenciamento de laboratórios em um nível mais sofisticado, os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS) oferecem soluções completas adaptadas às necessidades dos laboratórios modernos.
Os LIMS lidam com o gerenciamento e rastreamento de testes, amostras, dados associados e fluxos de trabalho laboratoriais. Um LIMS pode oferecer suporte a:
- Gestão de inventário;
- Gestão de amostras e testes;
- Faturamento e cobrança;
- Relatórios;
- Garantia de qualidade e controle de qualidade;
- Integrações entre instrumentos;
- Integração com sistemas ERPs.
Essas capacidades robustas de gerenciamento de dados e informações podem otimizar os processos do seu laboratório e ajudar no cumprimento dos requisitos regulatórios.
No vídeo abaixo, mostramos como o LIMS é fundamental para garantir dados organizados e resultados precisos em todas as etapas do processo laboratorial:
Existem várias vantagens distintas de um LIMS em relação ao uso manual de planilhas para gerenciar os dados do seu laboratório, sendo os principais:
- Acesso e controle de usuário baseado em função ou cargo;
- Automação de tarefas repetitivas;
- Cálculos automatizados;
- Segurança;
- Conformidade regulatória.
Conclusão
Para laboratórios que almejam expandir suas operações ou garantir conformidade com os padrões regulatórios, fica claro que as planilhas oferecem apenas uma solução limitada. Nesse contexto, a adoção de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS) emerge como uma escolha vantajosa.
Um LIMS não só proporciona recursos mais avançados para o gerenciamento de dados de amostras, testes e inventário em larga escala, mas também oferece automação robusta, controles de segurança aprimorados e uma melhor conformidade normativa. Dessa forma, investir em um LIMS pode ser crucial para impulsionar a eficiência e a precisão das operações laboratoriais, além de garantir um crescimento sustentável e alinhado com os requisitos regulamentares vigentes.
