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A pandemia e a valorização dos sistemas LIMS
A pandemia de COVID-19 evidenciou a importância do LIMS para laboratórios, evitando gargalos e falhas de conformidade. Saiba mais!
A chegada da COVID-19 trouxe à tona a grande importância de investir em tecnologia adequada para otimizar a eficiência operacional de uma organização. Ainda nos primeiros dias da pandemia, muitos laboratórios enfrentaram uma demanda sem precedentes para criar uma solução que contivesse a COVID-19, levando alguns a utilizarem planilhas como alternativa ao LIMS com a esperança de agilizar a comercialização de medicações e vacinas. Contudo, essa solução improvisada resultou em gargalos no processamento de amostras, reduziu rendimentos e a eficiência geral, criando problemas de conformidade e segurança e expondo a necessidade crítica de uma abordagem mais robusta.
Nesse cenário, os laboratórios enfrentaram novos desafios, tornando o sistema LIMS ainda mais necessário, mas não qualquer LIMS, e sim, um sistema comprovado, abrangente, flexível e ágil, fazendo com que laboratórios alcançassem mais eficiência, garantindo testes de alta qualidade e mantendo a conformidade em todos os processos.
Veja também: Conformidade sem complicação: Como o LIMS apoia o atendimento à ISO 17025 | Podcast Além do LIMS #4
A seguir, citamos as três principais razões que ressaltam a importância de um sistema LIMS nos laboratórios farmacêuticos:
- Gerenciamento eficiente de dados: Os laboratórios farmacêuticos lidam com uma enorme quantidade de dados, incluindo resultados de testes, informações sobre amostras, métodos analíticos e outros registros cruciais. Um sistema LIMS permite o gerenciamento centralizado e organizado de todos esses dados, garantindo sua integridade, rastreabilidade e acesso rápido. Isso reduz significativamente a probabilidade de erros e perda de informações, além de facilitar a busca e análise dos dados para tomada de decisões assertivas.
- Garantia de conformidade regulatória: A indústria farmacêutica é altamente regulamentada por agências governamentais que estabelecem diretrizes rigorosas de qualidade e segurança dos produtos. Um sistema LIMS facilita a conformidade com essas regulamentações, uma vez que registra todas as etapas do processo de testes, desde o recebimento das amostras até a geração dos resultados. Ele também permite a rastreabilidade completa das ações realizadas, o que é essencial durante auditorias e inspeções regulatórias.
- Aumento da eficiência operacional: Ao automatizar tarefas manuais, como o registro de dados, cálculos e geração de relatórios, um sistema LIMS otimiza o fluxo de trabalho do laboratório. Isso libera os profissionais para se concentrarem em atividades mais críticas, como análises complexas e interpretação de resultados. Além disso, a colaboração entre diferentes equipes é facilitada, permitindo uma comunicação mais efetiva e compartilhamento de informações entre departamentos, o que resulta em maior eficiência operacional geral.
A ascensão do Sistema LIMS
Todos sabemos que a tecnologia pode criar eficiências para uma empresa, o software de laboratório existe há anos, mas diante dos eventos da pandemia, é hora de mostrar mais uma vez porque um LIMS é tão importante para as operações de um laboratório. Para um laboratório da indústria farmacêutica, a necessidade não é qualquer LIMS. Seu laboratório exige um LIMS comprovado, abrangente, flexível, escalável e apoiado por uma organização que entende que a venda é apenas o começo do relacionamento. Além disso, os laboratórios que subestimam a importância de um LIMS testado e comprovado acabarão pagando um preço alto em termos de dinheiro e tempo perdido.
O que a pandemia mudou de forma permanente, e o que voltou ao normal
Olhando com alguns anos de distância, é possível separar o que foi resposta emergencial do que se tornou padrão de operação. Essa distinção importa porque investimento feito para atender uma emergência costuma ser abandonado quando ela passa, e o que permaneceu revela onde havia fragilidade estrutural, não excepcional.
| Aspecto | Antes de 2020 | Durante o pico | Permaneceu? |
|---|---|---|---|
| Acesso remoto a dados do laboratório | Exceção, quando existia | Necessidade imediata | Sim: virou expectativa de qualquer gestor |
| Registro em papel na bancada | Prática comum | Obstáculo operacional e sanitário | Parcialmente: caiu, mas não desapareceu |
| Volume de análises | Previsível, com sazonalidade conhecida | Picos abruptos e imprevisíveis | Não: voltou ao padrão anterior |
| Exigência de rastreabilidade do cliente | Cobrada em setores regulados | Cobrada de forma ampla | Sim: o patamar não recuou |
| Equipes trabalhando em turnos separados | Raro fora de operação contínua | Regra, para reduzir contato | Não: mas expôs a dependência de passagem verbal de informação |
| Prazo de entrega de resultado | Tolerância maior | Crítico | Sim: a tolerância anterior não voltou |
Vale desenvolver a quinta linha, porque é a mais instrutiva mesmo tendo voltado ao normal. A separação de equipes em turnos sem sobreposição eliminou a passagem verbal de informação, e foi aí que muitos laboratórios descobriram quanto da sua operação dependia de alguém contar para o próximo turno o que havia acontecido. O turno seguinte não sabia qual amostra estava travada, qual ensaio precisava ser repetido, ou por que um resultado estava em espera. Isso não era um problema de pandemia: era uma dependência de comunicação informal que existia antes e continuou existindo depois, apenas voltou a ser mascarada pela sobreposição de horários. O teste que essa experiência sugere é direto e vale rodar hoje: se a equipe do próximo turno tivesse que operar sem falar com a atual, o registro sozinho responderia às perguntas necessárias?
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Uma leitura complementar dessa tabela ajuda a decidir onde investir agora. As linhas que permaneceram descrevem exigências que hoje partem de fora da operação: o gestor que quer consultar dado sem estar no laboratório, o cliente que cobra rastreabilidade sem ser obrigado por norma, o prazo que deixou de ter folga. Nenhuma delas se resolve com esforço adicional da equipe, porque não são problemas de dedicação e sim de acesso à informação. Já a linha dos turnos separados aponta para um risco que continua presente e invisível, e que pode ser testado sem investir nada: basta verificar se o registro, sozinho, responde ao que o próximo turno precisa saber.
Perguntas frequentes
O que a pandemia mudou de forma permanente na gestão de laboratórios?
Três coisas não recuaram ao patamar anterior. O acesso remoto a dados do laboratório deixou de ser exceção e virou expectativa de qualquer gestor. A exigência de rastreabilidade, antes cobrada com rigor apenas em setores regulados, passou a ser cobrada de forma ampla por clientes. E a tolerância com prazo de entrega de resultado diminuiu e não voltou. O volume atípico de análises, por outro lado, foi fenômeno temporário e voltou ao padrão.
Por que a separação de equipes em turnos expôs uma fragilidade?
Porque eliminou a passagem verbal de informação entre turnos, e muitos laboratórios descobriram quanto da operação dependia disso. Sem a conversa de troca, o turno seguinte não sabia qual amostra estava travada, qual ensaio precisava ser repetido ou por que um resultado estava em espera. Essa dependência de comunicação informal existia antes e continuou depois: apenas voltou a ficar mascarada pela sobreposição de horários, o que a torna um risco latente e não resolvido.
Como testar se o laboratório depende de comunicação informal?
Com uma pergunta simples aplicada à operação real: se a equipe do próximo turno tivesse que operar sem falar com a atual, o registro sozinho responderia ao que ela precisa saber? Concretamente, isso significa verificar se está registrado qual amostra está em espera e por quê, qual ensaio foi repetido e com que justificativa, e qual pendência bloqueia cada lote. Onde a resposta depender de alguém contar, existe informação que não está no sistema.
Investimento feito por urgência tende a ser abandonado depois?
Tende, quando resolvia apenas a urgência. O critério que separa os dois casos é observável em retrospecto: investimento que atendia uma fragilidade estrutural, apenas tornada visível pela crise, permanece em uso e é ampliado; investimento que atendia a condição excepcional é descontinuado quando ela passa. Acesso remoto a dados e redução de registro em papel ficaram no primeiro grupo, o que indica que o problema que resolviam não era da pandemia.
