Como a Fundases fortaleceu a conformidade com a ISO 17025 e otimizou a rastreabilidade com o Actiz LIMS

Sobre a Fundases 

A Fundases é uma fundação colombiana do grupo El Minuto de Dios, com atuação voltada à promoção da saúde, desenvolvimento rural sustentável e proteção ambiental. Seu laboratório realiza análises físico-químicas e microbiológicas de água potável (conforme a resolução 0229 de 2024) e análises de bioinsumos agrícolas, sendo registrado no ICA. 

Diante da ampliação de suas atividades laboratoriais e da busca pela conformidade com a ISO/IEC 17025, a Fundases escolheu o Actiz LIMS como plataforma para automatizar suas rotinas e consolidar a gestão da qualidade com tecnologia. 

O desafio: sistema limitado e falta de rastreabilidade 

Antes do Actiz LIMS, o laboratório operava com um sistema interno limitado, além de registros em planilhas Excel. Essa estrutura causava desafios como: 

• Rastreabilidade parcial dos processos; 
• Erros de transcrição e inconsistências entre etapas; 
• Ausência de controle automatizado de insumos; 
• Dificuldade de atender integralmente aos requisitos da ISO 17025; 
• Dependência de múltiplas planilhas para executar análises e gerar relatórios. 

Com o crescimento das demandas, a Fundases percebeu que precisava de uma solução robusta, segura e especializada — capaz de integrar informações, eliminar falhas e garantir conformidade. 

A solução: modernização com o Actiz LIMS 

Com a implementação do Actiz LIMS, o laboratório passou a contar com uma plataforma moderna e adaptável, que centralizou e automatizou seus fluxos laboratoriais. Entre os principais ganhos: 

• Resultados vinculados automaticamente a amostras, métodos, equipamentos e analistas; 
• Validações automáticas que reduzem erros de preenchimento e retrabalho; 
• Gestão centralizada de documentos, com controle de versões; 
• Agilidade na emissão de relatórios e rastreabilidade completa das análises; 
• Ferramentas de controle de insumos e integração com a parte contábil. 

Segundo Nelson Villafrade, chefe de sistemas da Fundases, o Actiz LIMS funciona como “um cérebro digital do laboratório” — permitindo acesso rápido, seguro e confiável às informações, com muito mais estrutura e governança. 

O processo de implantação: flexibilidade e aprendizado conjunto 

A implantação seguiu o ritmo da Fundases, respeitando suas prioridades internas.O projeto teve 3 meses de atividades contínuas, intercalados por uma pausa de 2 meses por demandas internas da própria Fundases. Na Actiz, entendemos que cada cliente tem seu tempo — por isso, respeitamos esse intervalo e retomamos o projeto com o mesmo comprometimento e proximidade. A volta foi marcada por alto engajamento da equipe e excelente aproveitamento das atividades. 

Mapeamento e customização 

O processo de mapeamento identificou a necessidade de aprimorar o controle de compras e inventário da Fundases. Com essas particularidades, as funcionalidades foram customizadas especialmente para atender aos fluxos internos da instituição — evidenciando a flexibilidade do Actiz LIMS em se adaptar às necessidades reais de cada laboratório. 

Inovação e relatórios inteligentes 

A Fundases criou relatórios personalizados adaptados à sua realidade, incluindo elementos como a notação científica tradicional — o que facilita a leitura por usuários com diferentes níveis de escolaridade. Um dos destaques é que não foi necessário desenvolver customizações complexas, já que o próprio Actiz LIMS oferece flexibilidade e ferramentas que permitem configurar relatórios de forma simples e eficiente. 

Treinamento e suporte técnico 

Durante a implantação, a equipe da Fundases contou com treinamentos ao vivo, materiais de apoio e consultoria contínua. Após a entrada em operação, o suporte técnico da Actiz permanece presente, oferecendo respostas ágeis, soluções eficazes e um atendimento reconhecido pela sua disponibilidade e competência. 

Resultados: mais segurança, agilidade e padronização 

A Fundases vivenciou ganhos em várias frentes após a digitalização com o Actiz LIMS: 

• Menos erros e mais confiança: antes, erros eram comuns entre a coleta, Excel e sistema. Hoje, com validações automáticas, esses problemas foram praticamente eliminados.
• Emissão de relatórios mais ágil: com relatórios automatizados e reutilizáveis, a emissão foi padronizada, reduzindo o número de modelos de 30 para cerca de 15. 
• Gestão de insumos controlada: integração com os fluxos contábeis e de estoque trouxe mais organização e fluidez. 
• Maior segurança e rastreabilidade: o sistema registra inclusive operações deletadas, garantindo histórico completo de cada ação. 
• Controle da produção e integração de dados: com códigos únicos por amostra e relatórios personalizados, a Fundases passou a organizar melhor seus lotes e atender auditorias com mais agilidade. 

No Além do LIMS, o podcast da Actiz, a equipe da Fundases compartilhou sobre a experiência de conformidade com a ISO 17025 e a otimização da rastreabilidade com o Actiz. Confira agora mesmo!

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