Se você está responsável por iniciar o projeto de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratórios -LIMS em 2026 e sente que falta um mapa claro para começar, esse texto é para você.
Aqui NÃO iremos falar de módulos ou benefícios de um LIMS — o foco é planejamento pré-implantação: o que fazer antes de contratar fornecedor e assinar contrato.
Com mais de 20 anos de experiência em implantações de sistemas LIMS, já vivi a experiência de projetos bem-sucedidos e projetos que desandaram.
Então eu te garanto, um projeto LIMS de sucesso começa antes mesmo da busca pelo fornecedor.
Passo 1 – Defina objetivos claros e o “porquê” do LIMS
Antes de escolher sistema, fornecedor, tecnologia, interfaces ou formato, pare e responda: por que estamos indo para um LIMS?
Qualquer bom fornecedor de LIMS fará algumas perguntas específicas para entender melhor seus objetivos, por isso é uma boa ideia se preparar com antecedência.
Algumas perguntas que ajudam:
- Queremos melhorar a organização e precisão dos dados?
- Queremos reduzir retrabalho manual, digitação em planilhas, erros humanos?
- Queremos cumprir uma norma/regulação que hoje não controlamos bem (por exemplo ISO 17025, BPL, BPF)?
- Queremos escalar para mais volume de amostras, sem precisar dobrar equipe?
Esse “porquê” será o guia para todas as decisões seguintes — abrangendo funcionalidades, cronograma e orçamento.
Sem isso, o risco de desvio de escopo ou de implantação desalinhada aumenta consideravelmente.
Passo 2 – Defina seus requisitos de LIMS com base em seus objetivos
Depois de estabelecer os objetivos do seu laboratório, o próximo passo é identificar o que você precisa em um LIMS.
Compilei uma lista de perguntas chave para ajudar a simplificar o processo:
- Você está procurando uma solução SaaS LIMS baseada em nuvem ou On Premisse?
- Você precisa de integrações de API para se conectar com outros sistemas ou instrumentos?
- Quantos equipamentos analíticos precisam ser integrados ao sistema?
- Você precisa de integração com sistemas ERP?
- Quantos tipos de documentos precisam ser gerados a partir do sistema?
- Um LIMS configurável é importante para você?
- Qual é o seu orçamento para o LIMS?
- Quantos usuários precisarão acessar o sistema?
- Você precisa de permissões baseadas em função?
Criar uma lista clara de “obrigatórios” e “desejáveis” também é bastante útil.
Passo 3 – Monte sua equipe de projeto e envolva stakeholders
É fundamental envolver os usuários finais desde o início do processo – são eles que utilizarão o sistema todos os dias, e suas contribuições podem ajudar a garantir um planejamento mais adequado.
Implantar um LIMS é um projeto de mudança organizacional, por isso:
- Envolver todas as principais partes interessadas no início do projeto é fundamental. Isso inclui gerente de laboratório, equipes de TI, garantia da qualidade, especialistas em regulamentação e usuários finais, como técnicos e analistas.
- Nomeie um líder de projeto interno, que vai ser o ponto focal para reunir requisitos, acompanhar progresso e fazer a ponte entre fornecedor e laboratório.
- Separe tempo desse líder de projeto, ele terá muito trabalho pela frente e acumular funções enquanto gerencia a implantação do sistema vai ser um gargalo ao projeto.
Esse investimento em equipe e governança é o que separa os projetos tranquilos dos que congestionam, atrasam ou falham.
Passo 4 – Mapeie seus fluxos de trabalho, processos e identifique lacunas
Com os objetivos claros e equipe montada, é hora de entender como o laboratório opera hoje — e como queremos que opere com o LIMS. Alguns passos concretos:
- Documente todas as etapas e fluxos de trabalho relevantes: recebimento da amostra, cadastro, preparo, análise, liberação, arquivamento.
- Identifique redundâncias, digitações manuais, áreas de erro frequente, gargalos de tempo. Exemplo: planilhas que são exportadas/importadas, instrumentos que não estão integrados, duplicidade de registros.
- Considere os requisitos regulatórios ou de auditoria: rastreabilidade de amostras, trilha de auditoria, assinatura eletrônica, etc.
- Visualize o “processo futuro” com o LIMS: o que será automatizado, o que será configurável, o que permanecerá manual. Esse “mapa de fluxo” vai ser a base para seleção, configuração e testes.
Passo 5 – Limpe e organize seus dados
A migração de dados legados é, sem dúvida, um dos aspectos mais desafiadores e importantes na implantação de um LIMS.
Anos de informações históricas — armazenadas em planilhas, sistemas proprietários e até registros em papel — precisam ser consolidados e padronizados.
Inconsistências de formato, lacunas de informação e problemas de qualidade de dados exigem um processo rigoroso de limpeza e validação antes que a migração para o novo banco de dados do LIMS possa ocorrer com sucesso. Veja abaixo as etapas práticas para esse saneamento dos dados.
1. Inventário completo das fontes
Identifique e documente todas as fontes de dados: planilhas Excel, sistemas legados, cadernos digitalizados e bancos de dados locais. Registre o propósito de cada fonte, período de abrangência, volume de registros e responsável.
2. Definição de critérios de relevância
Estabeleça regras claras para determinar o que migrar. Dados dos últimos 2-5 anos geralmente têm prioridade máxima. Considere requisitos regulatórios (BPL, BPF ISO 17025), frequência de consulta e valor para análises históricas. Dados obsoletos ou redundantes podem ser arquivados separadamente ou descartados conforme políticas de governança.
3. Análise de qualidade dos dados
Execute scripts para identificar campos faltantes, formatos inconsistentes, duplicatas e valores fora dos padrões esperados. Esta análise revela os principais problemas que precisam ser corrigidos.
4. Padronização de formatos
Uniformize datas (use ISO 8601), unidades de medida, códigos de identificação e listas de valores controlados.
5. Limpeza e validação
Trate dados faltantes estabelecendo valores padrão quando apropriado. Elimine duplicatas usando critérios como identificadores únicos ou por data. Garanta que amostras estejam corretamente vinculadas às características corretas e que seus resultados sejam correspondentes.
Investir tempo adequado na limpeza e organização evita problemas futuros de integridade no LIMS. Planeje com antecedência, documente minuciosamente e valide extensivamente para garantir uma transição suave e bem-sucedida.
Passo 6 – Escolha a solução ideal e o parceiro certo
A maioria dos processos de seleção de um LIMS segue um roteiro bastante previsível: listar fornecedores, solicitar demonstrações, comparar funcionalidades e, por fim, decidir com base no conjunto de recursos ou no menor preço.
Mas essa abordagem, embora comum, pode levar a armadilhas perigosas. A seguir, apresento duas das mais frequentes:
1. Custos Ocultos
Os custos ocultos são uma das principais causas de frustração em projetos de LIMS. As propostas iniciais raramente incluem o escopo completo da implementação — como migração de dados, integrações personalizadas, treinamentos, suporte contínuo e futuras solicitações de mudança.
Estudos do setor indicam que muitas implantações de LIMS ultrapassam o orçamento inicial em 25% a 50%, principalmente por causa de uma avaliação superficial dos custos durante a fase de seleção.
Além disso, alguns fornecedores cobram valores elevados por serviços essenciais como suporte, customizações e treinamentos.
Dica Prática:
Antes de tomar uma decisão, questione todos os custos envolvidos, inclusive os recorrentes. Um sistema que parece barato no início pode se tornar muito mais caro ao longo do tempo.
A transparência é o primeiro critério que você deve usar para selecionar (ou eliminar) um fornecedor.
2. Ausência do fornecedor LIMS na revisão de processos
Um erro comum em projetos de implantação de LIMS é quando o fornecedor não participa ativamente da análise e revisão dos processos do laboratório.
Sem essa colaboração, o sistema corre o risco de ser configurado apenas para “replicar” as práticas existentes — incluindo gargalos, retrabalhos e ineficiências.
O verdadeiro valor de um LIMS não está apenas em digitalizar formulários ou automatizar tarefas, mas em repensar e otimizar processos.
A ausência do fornecedor nessa etapa crítica compromete a aderência da solução às necessidades reais do laboratório e reduz o potencial de ganho em desempenho, rastreabilidade e confiabilidade dos dados.
O ideal é que o fornecedor atue como parceiro de melhoria de processos, contribuindo com experiência técnica, visão de boas práticas e alinhamento regulatório. Somente assim o LIMS se torna uma ferramenta estratégica — e não apenas uma transposição digital do modelo atual.
Alguns dos principais fatores chaves que você precisa considerar para a escolha do LIMS:
- Suporte: Escolha fornecedores com forte reputação de suporte. Acredite: o suporte rápido e ágil de fornecedores LIMS pode ser o fator decisivo para manter suas operações contínuas e sem interrupções.
- Flexibilidade do sistema: Alguns LIMS mais antigos ainda têm fluxos de trabalho rígidos que exigem código personalizado quando você precisa de uma alteração, prefira soluções configuráveis.
- API robusta: Um dos principais benefícios de um LIMS é integrar seus sistemas e instrumentos para melhorar a eficiência e a organização do seu laboratório. Uma boa API significa que seu LIMS pode se comunicar com outro software ou instrumento, eliminando erros de trabalho duplo e entrada de dados.
- Facilidade de uso: Um LIMS fácil de usar deve ter uma interface clara e simples de navegar. Os usuários devem ser capazes de encontrar rapidamente as informações de que precisam e executar tarefas sem consultar um manual ou receber treinamento extensivo.
Implante um LIMS em 2026
Se você está planejando implantar um LIMS em 2026, comece agora com clareza, estratégia e realismo. A jornada vai além da tecnologia — ela envolve pessoas, processos, dados e tempo.
Ao seguir esse passo a passo — objetivar, envolver, mapear, escolher parceiro — você garante que a implantação seja um motor de transformação no seu laboratório.
Na ACTIZ, vemos que laboratórios que iniciam com um planejamento estruturado alcançam resultados com mais agilidade, menor retrabalho e maior engajamento das equipes.
Se precisar de companhia nessa jornada, estamos aqui para ajudar.
Preparados para 2026? Vamos juntos!
