Señales que indican la necesidad de un LIMS

¡Identifica las señales! Si tu laboratorio enfrenta algunos de estos desafíos, es momento de considerar un LIMS para mejorar la eficiencia y la eficacia.

Llega un momento en todo laboratorio en que la forma de funcionamiento simplemente ya no es eficiente. Los datos se encuentran dispersos entre archivos en papel, planillas y un conjunto de sistemas descoordinados. Los procesos manuales resultan inadecuados para hacer frente al aumento creciente de la demanda. Como resultado, la satisfacción de los clientes (internos y externos) y también de los colaboradores sufre una caída significativa, con implicaciones profundas para el funcionamiento del laboratorio.

Todos estos desafíos tienen su origen en la forma en que los laboratorios gestionan su información. Muchas veces, recuperar el control de la productividad, de la capacidad de producción y de la satisfacción de colaboradores y clientes requiere un Sistema de Gestión de Información de Laboratorios (LIMS). Pero cambiar la infraestructura de tu laboratorio es una decisión importante. ¿Cómo saber si es la decisión correcta?

En este artículo, vamos a analizar las principales señales que muestran que tu laboratorio necesita un LIMS.

Señales de que necesitas un LIMS para desempeño y control de calidad

Gestionar un laboratorio es un acto constante de equilibrio. Tus clientes desean informes puntuales y precisos. Tu equipo quiere cargas de trabajo satisfactorias, pero sostenibles. Mientras tanto, necesitas alcanzar metas de ingresos y rentabilidad.

Una gestión inadecuada de la información puede desequilibrar las operaciones del laboratorio, generando aumentos significativos en los plazos de entrega y retrasos. Puede que estés listo para un LIMS si estas afirmaciones describen tus desafíos del día a día:

• Los plazos de entrega siguen aumentando, pero no sabemos por qué.
• Sabemos que las muestras están en el laboratorio. Solo que no sabemos dónde.
• No sabemos cuánto tiempo dedicamos a la entrada de datos, pero es mucho.
• Estamos gastando demasiado tiempo corrigiendo errores y volviendo a analizar muestras.
• Los datos están demasiado dispersos para monitorear el desempeño del laboratorio, y mucho menos controlar la calidad.
• Adaptarse al «sistema» es más fácil que trabajar de forma más eficiente.

Un LIMS pone todos los aspectos del desempeño del laboratorio a tu alcance. Desde la ubicación de las muestras hasta el estado de las capacitaciones en una única base de datos, puedes monitorear y controlar fácilmente el desempeño de tu laboratorio.

Señales de que necesitas un LIMS para seguridad de datos, privacidad e integridad

Debes proteger los datos de los clientes (internos y externos) frente a violaciones de seguridad y accesos indebidos. No solo es bueno para el negocio: en muchos casos, es una obligación legal. Sin embargo, proteger los datos del laboratorio implica más que el control de acceso.

El manejo ineficiente de datos puede comprometer la calidad y la integridad de los datos en cualquier punto durante los ensayos. Sin un LIMS que proteja los datos de tu laboratorio, puedes encontrarte diciendo cosas como:

• Siempre pensamos que éramos demasiado pequeños para que los hackers nos notaran.
• Garantizar la seguridad de todos los sistemas del laboratorio nos impide hacer nuestro trabajo.
• El correo electrónico y las memorias USB son la forma en que intercambiamos datos.
• Cualquier persona puede acceder o modificar nuestros registros, y no necesariamente lo sabríamos.
• Nuestros formularios en papel se pierden en el desorden.
• Nuestras planillas están dispersas en varios sistemas.
• Nunca sabemos cuál documento o planilla es el más reciente.
• Lo perderíamos todo en un incendio, inundación o ataque de hackers.

Un LIMS seguro protege tus datos sensibles. Por ejemplo, los controles de acceso reducen el riesgo de violaciones de seguridad, mientras que el cifrado de extremo a extremo hace que cualquier dato robado sea ilegible. Además, las soluciones LIMS basadas en la nube hacen que tu laboratorio sea más resiliente frente a eventos disruptivos.

Señales de que necesitas un LIMS para conformidad y regulación

Las acreditaciones y la conformidad regulatoria son requisitos básicos para los laboratorios en muchas industrias, que buscan constantemente que sus laboratorios sigan las mejores prácticas de gestión de laboratorio.

La conformidad es donde muchos laboratorios enfrentan dificultades, ya que demostrarla requiere una documentación detallada de los procesos y del desempeño del laboratorio.

Si la evidencia de conformidad es difícil de encontrar —o peor, está ausente— estas frustraciones se volverán muy comunes:

• Los clientes preguntan por qué no cumplimos con la ISO/IEC 17025.
• Queremos entrar a nuevos mercados, pero algunas regulaciones específicas son complicadas.
• Obtener la acreditación toma mucho tiempo y es costoso.
• Las auditorías involucran a todo el personal porque nadie sabe dónde está todo.

La integración de métodos y flujos de trabajo en un LIMS proporciona la estructura para una gestión de laboratorio consistente. Además, el LIMS se convierte en «la única fuente de verdad», simplificando los esfuerzos de acreditación y conformidad.

Señales de que necesitas un LIMS para apoyar el crecimiento

Las tendencias del mercado y los avances científicos impulsan a los laboratorios a evolucionar y crecer. Las expansiones regionales te permiten hacer lo que mejor sabes hacer a mayor escala. Alternativamente, entrar en industrias adyacentes aprovecha la experiencia de tu laboratorio en contextos diferentes.

Sin embargo, el éxito puede ser un arma de doble filo. Más negocio requiere gestionar más muestras, realizar más ensayos y llevar a cabo análisis más complejos para más clientes.

Las siguientes quejas pueden ser comunes si las prácticas de laboratorio rígidas no respaldan tus planes de crecimiento:

• Generamos datos más rápido de lo que podemos agregar archivos y discos duros.
• Seguimos sumando personal para la entrada de datos en lugar de para ensayos.
• Ninguno de nuestros sistemas, digitales o en papel, se comunica entre sí.
• Las nuevas tecnologías generan más datos de los que podemos manejar.
• Los nuevos métodos analíticos son demasiado complejos para rastrear en planillas.

La adopción de un LIMS configurable basado en tecnología en la nube posiciona a tu laboratorio para lo que depara el futuro. Por ejemplo, tu organización se vuelve más ágil y escalable cuando tu equipo puede configurar fácilmente nuevos métodos o ubicaciones.

No pierdas más tiempo ni recursos con procesos manuales. Agenda ahora una reunión de diagnóstico con Actiz para conocer cómo el sistema LIMS puede ayudar a tu empresa a alcanzar la excelencia operativa y adecuarse a las regulaciones: agenda una demostración o envía un correo a: contato@actiz.com.br