No ambiente dinâmico e orientado para a precisão dos laboratórios, a importância de monitorar indicadores de desempenho (KPIs) não pode ser subestimada.
Se você é gerente de laboratório prestador de serviços ou está à frente da operação de um laboratório de controle de qualidade industrial, sabe que os KPIs são essenciais para avaliar, de forma clara e objetiva, como sua equipe e seus processos estão realmente funcionando.
Os indicadores não podem ser apenas números frios; a interpretação correta de dados e informações permite ajustes precisos, redução de desperdícios e otimização contínua da operação.
Seja em um laboratório industrial ou em uma unidade de serviços, os KPIs mostram exatamente onde você está acertando – e onde precisa melhorar.
Eles oferecem dados reais sobre tempos de resposta, precisão, gestão de não conformidades, atendimento normativo e até o gerenciamento de custos. Mas não é só isso: eles também são um mapa que revela as áreas onde a melhoria é possível, orientando decisões estratégicas e ajudando a criar uma cultura de melhoria contínua. Em outras palavras, são a chave para crescer de forma constante e sustentável.
Para qualquer laboratório que queira manter um alto padrão de qualidade e segurança, medir em tempo real os KPIs e monitorar o desempenho não é apenas útil – é indispensável.
De que forma os sistemas LIMS ajudam a criar e acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs) em laboratórios?
Os laboratórios modernos são movidos por dados – desde o rastreamento de amostras e calibração de equipamentos até os resultados das análises e o controle de qualidade.
Quase todas as operações dependem de informações precisas e atualizadas. Porém, com o grande volume de dados gerados, sem uma ferramenta que organize e analise adequadamente, esses números podem se perder.
Por isso, é essencial estruturar todos os dados e informações de forma organizada e em uma única plataforma, para que possam ser facilmente acessados e analisados.
É aí que entram os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratórios – LIMS (Laboratory Information Management System).
Um LIMS moderno não só organiza e armazena dados, mas também oferece ferramentas analíticas poderosas que transformam dados brutos em insights valiosos.
Com recursos como painéis interativos e dashboards, um LIMS vai além de um simples sistema de gerenciamento – ele se torna uma ferramenta essencial para a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
Um painel de indicadores em um LIMS é uma interface amigável que exibe indicadores-chave de desempenho (KPIs), métricas e outras informações críticas em tempo real.
No Actiz LIMS, por exemplo, esses painéis são personalizáveis, permitindo que os gerentes de laboratório se concentrem nos pontos de dados específicos que mais importam para suas operações. Seja o status de amostras, análises pendentes ou limites de conformidade, o painel fornece um local centralizado e personalizado para monitorar as atividades do laboratório em tempo real.
Mas afinal, quais são os indicadores mais importantes para os laboratórios acompanharem?
Rastrear os KPIs corretos garante que seu laboratório esteja funcionando sem problemas, que os instrumentos sejam calibrados corretamente e que os resultados das análises sejam precisos.
Listei abaixo os principais KPIs que devem ser monitorados em um laboratório, juntamente com uma visão de como são exibidos no Actiz LIMS.
Indicadores do Negócio
Para laboratórios prestadores de serviços, esses indicadores são extremamente importantes, pois, a partir deles os proprietários e gestores desses laboratórios podem avaliar e planejar a demanda de serviços, monitorar o desempenho financeiro, e acompanhar a retenção de clientes.
Dentre os principais indicadores de negócios, estão:
- Número de propostas
- Número de ordens de serviços
- Taxa de aceite de propostas
- Custo por análise e por amostra
- Retenção de clientes
Como visualizar essas métricas no Actiz:
Veja também: Indicadores de qualidade no laboratório: como medir e melhorar seus resultados
Indicadores de Operação
Um laboratório eficiente é aquele que perde pouco tempo e faz mais. As métricas a seguir são os principais indicadores de operações que um laboratório eficiente acompanha:
- Produtividade do laboratório
- Sazonalidade (determina dias da semana, ou meses do ano em que a demanda aumenta dentro do laboratório)
- Quantidade de ensaios
- Quantidade de amostras
- Tempo de resposta do laboratório geral e por etapas
- Número de amostras recusadas no recebimento
Como visualizar essas métricas no Actiz:
Indicadores de Controle de Qualidade
A garantia e o controle da qualidade ajudam a assegurar que os resultados do seu laboratório sejam precisos e reproduzíveis, além de comprovar que o laboratório esteja em conformidade com diversas regulamentações.
Os principais indicadores de controle de qualidade são:
- Taxa de precisão e exatidão
- Resultados de testes de amostras de controle
- Tempo de inatividade e tempos de resposta
- Taxa de erros
- Taxa de redução de erros
- Reprodutibilidade dos testes
Indicadores de Insumos e Inventário
O monitoramento contínuo dos insumos laboratoriais é uma prática essencial para garantir o bom funcionamento das operações, prevenir desperdícios e evitar custos desnecessários.
Além disso, uma gestão eficiente de insumos contribui para a conformidade regulatória e o cumprimento de requisitos de segurança.
Alguns dos indicadores mais importantes que todo laboratório deve acompanhar são:
- Acompanhamento de quantidades recebidas versus utilizadas
- Acompanhamento de quantidades críticas e de segurança
- Controle de validade
- Acompanhamento e controle de destinação adequada (Ex: os que precisam ser reportados à Polícia Federal ou Exército).
Como visualizar essas métricas no Actiz:
Indicadores de Gestão de Equipamentos
Os equipamentos e instrumentos analíticos representam um dos ativos mais valiosos de um laboratório, tanto em termos financeiros quanto operacionais.
A gestão eficaz desses recursos é essencial para garantir a continuidade dos processos, a confiabilidade dos resultados analíticos e o cumprimento de requisitos normativos e regulatórios.
Os principais indicadores da gestão de equipamento são:
- Acompanhamento de manutenções (preventiva e corretiva)
- Taxa de utilização de equipamentos – reflete o quanto um equipamento está sendo utilizado em relação à sua capacidade disponível.
- Disponibilidade de equipamentos – mede o percentual de tempo em que o equipamento está disponível para uso, considerando paradas planejadas e não planejadas.
Indicadores de Não Conformidades e Planos de Ação
Um laboratório comprometido com a qualidade identifica rapidamente falhas e age de forma eficaz para corrigi-las.
Os indicadores abaixo ajudam a monitorar não conformidades, avaliar suas causas e acompanhar a execução dos planos de ação corretivos e preventivos:
- Acompanhamento de não conformidades e planos de ação
- Taxa de assertividade de planos de ação
- Tempo de resposta de planos de ação
Como visualizar essas métricas no Actiz:
Indicadores de Treinamento
A capacitação contínua da equipe é essencial para garantir a qualidade dos processos laboratoriais.
Os indicadores a seguir permitem acompanhar o progresso dos treinamentos, identificar lacunas de conhecimento e assegurar que todos os colaboradores estejam preparados para atuar com eficiência e conformidade.
- Treinamentos pendentes X Treinamentos realizados
- Trilha de treinamento de usuários e analistas
Indicadores de Produtividade e Eficiência
A produtividade é um pilar fundamental para um laboratório eficaz e eficiente. Embora muitos laboratórios concordem que gostariam de ser mais produtivos, é difícil quantificar isso (ou melhorar a produtividade) sem acompanhar as seguintes métricas:
- Eficiência da automação
- Quantidade de testes realizados por colaborador
- Taxa de utilização dos instrumentos
- Eficiência no uso de reagentes e suprimentos
- Custo por teste
- Tempo de inatividade operacional
- Taxa de ciclo de ordens de serviço
Conclusão
No contexto atual da transformação digital, laboratórios orientados por dados têm uma vantagem competitiva significativa. A adoção de ferramentas como painéis interativos e visualização analítica integradas ao LIMS (Laboratory Information Management System) não apenas simplifica a análise de grandes volumes de dados, mas também permite tomadas de decisão mais ágeis, embasadas e estratégicas.
Esses recursos são fundamentais para:
- Aumentar a eficiência operacional
- Garantir a rastreabilidade e a conformidade com normas regulatórias
- Reduzir falhas e retrabalho
- Priorizar ações com base em evidências reais
Ao direcionar esforços para ativos críticos com desempenho abaixo do esperado, os laboratórios tornam suas rotinas mais assertivas, produtivas e orientadas à melhoria contínua. A inteligência analítica, quando bem aplicada, transforma dados em decisões — e decisões inteligentes são o que movem laboratórios modernos rumo à excelência.
