Señales de que es hora de cambiar tu LIMS

En un mundo donde la demanda de excelencia y eficiencia en los laboratorios no deja de crecer, es fundamental reconocer que los Sistemas de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) no son soluciones para toda la vida.

Gestionar muestras, personal, equipos, insumos, datos e información de forma eficiente es lo que diferencia a los laboratorios exitosos de los menos eficaces.

No se trata solo de seguir tendencias, sino de reconocer las señales que indican que su LIMS actual puede estar perjudicando más de lo que ayuda.

Pero ¿qué hacer cuando la herramienta que utiliza para aumentar la eficiencia y ahorrar dinero termina logrando exactamente lo contrario?

Aquí están seis grandes señales de que puede ser hora de cambiar su software de gestión de laboratorio:

Falta de claridad en los precios

La transparencia total de precios debe ser el pilar número uno de su proveedor de sistema de gestión para laboratorio.

Muchos proveedores atraen laboratorios con un precio inicial bajo, solo para aumentar el número de ventas, pero incrementan los costos significativamente después de que los laboratorios migran todos sus datos y se familiarizan con el sistema.

Para evitar esto, busque soluciones de gestión de laboratorio que ofrezcan transparencia total de precios.

Es esencial saber exactamente cuánto pagará después de un año, cinco años, diez años, sin sorpresas desagradables.

Costos ocultos

Al igual que la falta de claridad en los precios, los costos ocultos pueden hacer estallar rápidamente su presupuesto, obligándolo a pagar mucho más de lo esperado.

Es como una cuenta que nunca deja de crecer, y la presión sobre el presupuesto puede ser abrumadora.

Aunque el precio inicial pueda parecer atractivo, es importante preguntar: ¿qué incluye realmente? Algunas soluciones LIMS están repletas de tarifas ocultas para funcionalidades aparentemente esenciales y tienen estructuras de precios complejas que dificultan entender qué está incluido.

Por ejemplo, algunas soluciones LIMS ofrecen su software por un precio definido, pero cobran adicional por la atención al cliente o por funcionalidades y servicios extra. Recuerde, un software «económico» debe seguir siendo económico cuando se considera el costo total.

Si la estructura de precios es tan complicada que requiere un análisis detallado para entenderla, y cada funcionalidad o solicitud de soporte tiene un costo extra, es una señal clara de que puede ser hora de buscar un nuevo proveedor.

Mire también: Cómo organizar procesos en el laboratorio

Soporte al cliente insatisfactorio

Entender la importancia del soporte al cliente en el contexto del LIMS es fundamental. Imagine que tiene una demanda urgente, con un plazo que cumplir, y de repente enfrenta un problema técnico. En ese momento, la respuesta del soporte es vital.

Si es lenta e insatisfactoria, el tiempo de inactividad puede prolongarse, se pueden perder muestras, perjudicando las operaciones y generando frustración. Por eso un soporte eficiente y ágil es esencial, garantizando que su equipo tenga una red de seguridad para resolver problemas rápidamente, mantener el flujo de trabajo y cumplir plazos importantes.

La satisfacción con el soporte al cliente no es solo un detalle, sino un factor crítico para la eficiencia y la productividad en el laboratorio.

La solución no cubre todas sus necesidades

Una solución debe resolver todos sus problemas, no solo algunos de ellos. El problema de tener varias soluciones, o una solución y aun así trabajar con varias hojas de cálculo, es que con frecuencia genera retrabajo, pérdida de tiempo y falta de integración.

Si tiene que pagar por varios softwares o realizar parte de la gestión de su laboratorio en varias hojas de cálculo, necesita hacer un análisis de costo-beneficio sobre si esa herramienta está haciendo más daño que bien.

Flujos de trabajo complicados

Los menús complicados y los flujos de trabajo lentos pueden ser confusos y frustrantes de navegar.

Invertir tiempo significativo en capacitación para realizar tareas que deberían ser simples, y tener que buscar a fondo en el producto funcionalidades básicas, son señales claras de problemas de usabilidad.

Cuando cada interacción con el software se convierte en una batalla contra sus deficiencias de usabilidad, es una indicación clara de que su laboratorio merece una mejor solución. Una interfaz intuitiva y amigable no es un lujo, sino un requisito fundamental para operaciones eficientes

Su LIMS actual no proporciona métricas ni KPIs del laboratorio

Como se suele decir, lo que no se mide no se gestiona. Si su LIMS actual no está registrando ni proporcionando ninguna métrica o KPI, será difícil evaluar el progreso o identificar los cuellos de botella de su laboratorio.

Algunos LIMS modernos ofrecen paneles con todos los indicadores principales de su laboratorio, incluyendo:

• Control de Recepciones
• Gestión de Propuestas
• Gestión de Órdenes de Servicio
• Tiempos de Procesamiento de Ensayos
• Gestión de Costos
• Rotación de inventario de reactivos e insumos

Un laboratorio eficiente no se basa en suposiciones. Por eso vale la pena considerar un LIMS que sea su mano derecha en la gestión del laboratorio.

¿Decidió hacer el cambio? Vea por qué debería elegir Actiz 

Si estas señales de alerta le hicieron notar que es hora de actuar, ¡considere cambiarse a Actiz!

Con una estructura de precios clara y transparente, sin costos ocultos, garantizamos que usted sepa exactamente qué está comprando, para que no haya sorpresas desagradables en el camino.

Actiz se destaca en usabilidad, permitiendo que el equipo del laboratorio navegue fácilmente por el sistema, ejecute tareas con eficiencia y acceda a información crítica sin complejidad innecesaria ni obstáculos de capacitación.

Además, con Actiz podrá monitorear los indicadores para evitar que su laboratorio opere con desperdicio y pérdidas. Con Actiz, tiene acceso a información precisa en tiempo real para estar siempre un paso adelante.

No permita que un sistema de laboratorio caro y complicado lo siga deteniendo. Si alguna de estas señales de alerta se aplica a usted, es hora de cambiarse a Actiz, la solución de gestión de laboratorio que usted merece. Agende una demostración de Actiz LIMS.

Vea algunos testimonios de clientes que ya realizaron esta transición: 

«Decidimos buscar un nuevo sistema LIMS debido a varias limitaciones que enfrentábamos con nuestro sistema anterior. Nuestra búsqueda de un sistema que nos atendiera de forma integral nos llevó a Actiz, donde encontramos un sistema moderno que cumplió con todas nuestras necesidades, principalmente por ser un software fácil de configurar y que no depende de profesionales especializados.»

Paulo Henrique Yassuo Nishimura
Gerente de TI | Alex Stewart Monitoramentos

«Aplysia – Assessoria e Consultoria inició la contratación de Actiz a finales de 2023 con el objetivo de mejorar y optimizar nuestros procesos internos, además de contar con una empresa como socia que entendiera y respondiera a nuestras demandas con la velocidad y calidad que nuestro negocio exige. En este momento estamos en la etapa final de la implementación y contamos, durante todo el proceso, con el apoyo del equipo Actiz, que realizó mejoras y nos asesoró de forma presencial y online en los momentos más importantes. Estamos optimistas de que el cambio realizado nos traerá mejoras en nuestra operación.» 

Noelle Arruda
Directora de Operaciones | Aplysia