Saiba como economizar ao máximo na implementação de um Sistema LIMS no seu laboratório de controle de qualidade. Um sistema de gerenciamento de informações laboratoriais (LIMS) é um investimento significativo e, como acontece com a maioria dos custos de infraestrutura, pode ser difícil justificar o gasto quando seus processos de dados laboratoriais atuais estão funcionando.
Em muitos casos, a escolha se resume não ao que está funcionando em seu laboratório, mas ao que poderia estar funcionando melhor.
Quando as empresas crescem e o volume de trabalho de laboratório se torna cada vez mais complexo, planilhas de Excel e cadernos de papel simplesmente não são mais práticos.
Uma vez tomada a decisão de investir em um LIMS, os clientes geralmente querem saber o que podem fazer para tornar o custo mais acessível.
Por isso, nesse artigo você vai aprender como economizar no processo de implementação de um LIMS no seu laboratório.
Limpar os Dados
A primeira e mais importante coisa que você pode fazer para economizar custos em uma implementação do LIMS é limpar os dados do laboratório antes de importá-los para o novo LIMS.
Crie estratégias com seus laboratórios para simplificar todos os dados. Por exemplo, ter 12 análises em seu LIMS para um único tipo de ensaio de laboratório pode tornar seus dados estatísticos complicados.
Quando os dados estáticos estiverem em boas condições e todos os dados não digitalizados estiverem prontos para serem importados, você economizará tempo e dinheiro na fase de pré-implementação, exigindo menos configuração e personalização posteriormente no momento de implementar o sistema.
Padronizar os Processos
A próxima maneira de economizar custos antes da implementação do LIMS é padronizar os processos e fluxos de trabalho do laboratório. Coordene os processos de todos os seus laboratórios de forma que funcionem da forma mais otimizada possível.
Por exemplo, o manuseio de amostras pode acontecer de maneira diferente em um laboratório de microbiologia e em um laboratório de química, mas eles podem compartilhar os mesmos processos.
Certifique-se de que os processos e fluxos de trabalho padronizados estejam bem documentados, para que os fluxos de processo no LIMS possam ser facilmente compreendidos por novos usuários.
Confirme se esses processos documentados são o que realmente ocorre no laboratório. Processos mais eficientes fora do LIMS equivalem a processos mais eficientes dentro do LIMS.
Padronizar e melhorar seus processos de laboratório antes de implementar um LIMS pode melhorar muito como o LIMS funcionará e pode reduzir o tempo gasto pelo fornecedor ou por um consultor terceirizado limpando-os durante a implementação.
Por fim, revise e melhore seus procedimentos operacionais padrão (SOPs) atuais. A otimização de SOPs antes de uma implementação do LIMS garante que nenhum tempo seja desperdiçado na configuração do LIMS para procedimentos ineficientes.
Automatizar ao Máximo
Assim que a implementação do LIMS estiver em andamento, faça o investimento para automatizar o máximo possível. Isso pode parecer contraintuitivo porque representa um custo inicial, mas a integração de instrumentos e a automatização de certos processos renderão dividendos no futuro.
Aloque especialistas no assunto específicos que conheçam os instrumentos e terão tempo dedicado durante a implementação para executar as tarefas de automação. Essas PMEs devem incluir pessoas que realmente realizam trabalhos de laboratório, porque muitas vezes há uma desconexão entre os processos de gerenciamento e de inicialização.
Automatizar o máximo possível é um investimento inteligente, mas concentre-se primeiro nas áreas que terão o maior retorno desse investimento – geralmente, a interface dos instrumentos que são mais usados é um ponto de partida inteligente.
Além disso, procure áreas que causam mais estresse no laboratório e que levam a erros, ações corretivas etc. Isso pode não ser estritamente automação; pode ser tão simples quanto etiquetas com código de barras, fluxos de trabalho pré-configurados orientando um processo complicado ou pastas ou consultas para encontrar amostras que perderam o processamento (entre muitas outras oportunidades potenciais de eficiência).
Aprovar Resultados por Exceção
Outra forma de economizar custos é configurar seu LIMS para implementar a aprovação de resultados por exceção. Para fazer isso, seu LIMS pode ser configurado com as especificações permitidas para produtos ou processos individuais.
Quando um lote está fora da especificação, o LIMS pode acionar uma notificação. Ao fazer isso, em vez de seus analistas de laboratório inserirem os resultados manualmente como aprovados ou reprovados em relação às especificações, o sistema aprovará automaticamente os resultados que estiverem dentro das especificações e sinalizará apenas os que não estiverem.
Documentar Internamente
Após a implementação, se seu LIMS precisar ser validado, você poderá reduzir o custo desse trabalho se conseguir preparar parte da documentação de validação internamente.
Algumas das economias de custo pós-implementação podem ser obtidas quando você minimiza a personalização para que os scripts de teste IQ e OQ do fornecedor sejam suficientes.
O teste PQ depende do uso pretendido de seu sistema específico e deve ser conduzido cuidadosamente por alguém familiarizado com seu LIMS, independentemente de quanta personalização foi feita.
Configure seu LIMS para produzir relatórios automaticamente em intervalos programados e notificar as partes interessadas para que a equipe do laboratório não precise perder tempo fazendo isso manualmente.
Conclusão
Depois que seu LIMS for implementado e seus dados de laboratório estiverem agora em um repositório central, será mais fácil realizar a visualização de dados.
Isso lhe dá a capacidade de analisar seus dados de novas maneiras e descobrir tendências ou padrões que podem melhorar seu planejamento de recursos e reduzir custos.
Dessa forma, você garante que o seu LIMS está funcionando da melhor forma possível para você, sabendo que está recebendo o investimento que foi feito no sistema.
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