Investigación inadecuada de resultados OOS

Un resultado fuera de especificación (OOS) no es solo un número fuera de rango: es la señal de que algo en el método, el equipo, la muestra o el proceso puede estar fuera de control. Por eso, la forma en que el laboratorio lo investiga pesa más que el resultado en sí. Descartar un OOS atribuyéndolo a un «error de laboratorio» sin una investigación documentada es, por sí solo, una no conformidad, aunque el resultado original fuera incorrecto.

Qué es un resultado fuera de especificación

Un OOS ocurre cuando el valor obtenido en un ensayo no cumple el criterio de aceptación definido, ya sea una especificación de producto, un límite regulatorio o un parámetro fijado en la validación del método. Debe tratarse como un evento a investigar, no como un error que se repite o se descarta de forma automática.

Qué piden las referencias técnicas

La guía de la FDA de Estados Unidos para investigar resultados OOS en la producción farmacéutica (revisión de mayo de 2022, no vinculante) es una de las referencias más citadas en la industria. Distingue una investigación de laboratorio (Fase I) y una investigación completa (Fase II), y establece que un OOS no debe atribuirse a error analítico sin una investigación que establezca con claridad una causa raíz en el laboratorio. Esa guía no es una norma de la región: sirve como referencia de buena práctica.

Para los laboratorios acreditados, la ISO/IEC 17025:2017 exige que el laboratorio trate el trabajo no conforme y aplique acciones correctivas con registros.

Fase I: la evaluación del laboratorio

La primera responsabilidad es del analista, que debe comprobar los datos frente a la especificación antes de descartar preparaciones de muestra o de estándar, conservar las preparaciones si son estables y avisar al supervisor. Después, según la guía de la FDA, el supervisor revisa de forma objetiva y a tiempo:

• conversa con el analista sobre el método y confirma que lo ejecutó correctamente;
• examina los datos crudos (cromatogramas, espectros) en busca de información anómala;
• verifica que los cálculos sean correctos y que nadie haya cambiado sin autorización una hoja de cálculo o un método automatizado;
• confirma el desempeño de los instrumentos;
• comprueba que los estándares, solventes y reactivos fueran los correctos y cumplieran su especificación;
• evalúa si el método se comporta como indican la validación y el historial;
• documenta y conserva los registros de esa evaluación.

Si hay evidencia clara de error de laboratorio, el resultado se invalida. Si no la hay, se pasa a una investigación completa.

Fase II: investigación completa y reanálisis

La investigación completa revisa la producción y el muestreo y puede incluir nuevos ensayos. El reanálisis se hace sobre una porción de la muestra original, con un plan definido de antemano, y conviene que lo ejecute otro analista con igual calificación que el primero. El número máximo de reanálisis debe estar fijado en un procedimiento escrito y no puede ajustarse según los resultados que van saliendo.

La guía califica de objetable la práctica de repetir hasta obtener un resultado conforme y descartar los OOS sin justificación científica («testing into compliance»). Tampoco recomienda promediar un resultado OOS con otros conformes para «pasar» la especificación: ante resultados individuales dentro de la variabilidad conocida del método, el promedio debe tratarse como OOS.

Qué documentar

Cada paso de la investigación debe quedar registrado: hipótesis evaluadas, evidencias, conclusión técnica y acciones correctivas. La FDA añade que los errores de laboratorio deberían ser poco frecuentes; si se repiten, apuntan a capacitación insuficiente, equipos mal mantenidos o trabajo descuidado, y la dirección debe vigilar las tendencias.

Qué aporta el LIMS a la gestión de OOS

Un LIMS compara cada resultado con la especificación registrada, marca el desvío en tiempo real y abre un flujo de investigación con etapas obligatorias, de modo que ninguna fase se omita. También conserva el historial: qué lote de reactivo, qué equipo y qué analista participaron, lo que acelera la búsqueda de la causa raíz. Lo que el LIMS no hace es reemplazar el juicio técnico: organiza y documenta, pero la interpretación y la decisión son del equipo calificado. Para el tratamiento posterior del desvío, vea la gestión de no conformidades con LIMS, y para la evidencia ante una auditoría, cómo el LIMS facilita auditorías y acreditaciones.

Conclusión

Investigar un OOS de forma sistemática, documentada y orientada a la causa raíz es lo que separa un laboratorio confiable de uno que repite hasta que el número «sale bien». Con un LIMS que estructura el proceso, el OOS deja de ser solo un problema y se convierte en una fuente de aprendizaje técnico.