Sobre Fundases

Fundases es una fundación colombiana del grupo El Minuto de Dios, con un enfoque en la promoción de la salud, el desarrollo rural sostenible y la protección ambiental. Su laboratorio realiza análisis físico-químicos y microbiológicos de agua potable (según la resolución 0229 de 2024) y análisis de bioinsumos agrícolas, estando registrado en el ICA. 

Ante la expansión de sus actividades de laboratorio y la búsqueda del cumplimiento con la ISO/IEC 17025, Fundases eligió Actiz LIMS como plataforma para automatizar sus rutinas y consolidar la gestión de calidad con tecnología. 

El desafío: sistema limitado y falta de trazabilidad

Antes de Actiz LIMS, el laboratorio operaba con un sistema interno limitado, además de registros en hojas de cálculo Excel. Esta estructura generaba desafíos como: 

• Trazabilidad parcial de los procesos; 
• Errores de transcripción e inconsistencias entre etapas; 
• Ausencia de control automatizado de insumos; 
• Dificultad para cumplir íntegramente los requisitos de la ISO 17025; 
• Dependencia de múltiples hojas de cálculo para ejecutar análisis y generar informes. 

Con el crecimiento de la demanda, Fundases se dio cuenta de que necesitaba una solución robusta, segura y especializada, capaz de integrar información, eliminar errores y garantizar el cumplimiento. 

La solución: modernización con Actiz LIMS

Con la implementación de Actiz LIMS, el laboratorio pasó a contar con una plataforma moderna y adaptable, que centralizó y automatizó sus flujos de trabajo. Entre los principales logros: 

• Resultados vinculados automáticamente a muestras, métodos, equipos y analistas;
• Validaciones automáticas que reducen errores de ingreso y retrabajo;
• Gestión centralizada de documentos, con control de versiones;
• Agilidad en la emisión de informes y trazabilidad completa de los análisis;
• Herramientas de control de insumos e integración con el área contable.

Según Nelson Villafrade, jefe de sistemas de Fundases, Actiz LIMS funciona como “un cerebro digital del laboratorio”, permitiendo un acceso rápido, seguro y confiable a la información, con mucha más estructura y gobernanza. 

El proceso de implementación: flexibilidad y aprendizaje conjunto

La implementación siguió el ritmo de Fundases, respetando sus prioridades internas. El proyecto tuvo 3 meses de actividades continuas, intercaladas por una pausa de 2 meses debido a demandas internas de la propia Fundases. En Actiz, entendemos que cada cliente tiene su tiempo, por eso respetamos este intervalo y retomamos el proyecto con el mismo compromiso y cercanía. El regreso estuvo marcado por un alto compromiso del equipo y un excelente aprovechamiento de las actividades. 

Mapeo y personalización 
El proceso de mapeo identificó la necesidad de mejorar el control de compras e inventario de Fundases. Con estas particularidades, las funcionalidades fueron personalizadas especialmente para atender a los flujos internos de la institución, evidenciando la flexibilidad de Actiz LIMS para adaptarse a las necesidades reales de cada laboratorio. 

Innovación e informes inteligentes 
Fundases creó informes personalizados adaptados a su realidad, incluyendo elementos como la notación científica tradicional, lo que facilita la lectura para usuarios con distintos niveles de escolaridad. Uno de los puntos destacados es que no fue necesario desarrollar personalizaciones complejas, ya que el propio Actiz LIMS ofrece flexibilidad y herramientas que permiten configurar informes de forma simple y eficiente. 

Capacitación y soporte técnico 
Durante la implementación, el equipo de Fundases recibió capacitaciones en vivo, materiales de apoyo y consultoría continua. Tras la entrada en operación, el soporte técnico de Actiz sigue presente, ofreciendo respuestas ágiles, soluciones eficaces y un servicio reconocido por su disponibilidad y competencia. 

Resultados: más seguridad, agilidad y estandarización

Fundases experimentó mejoras en varias áreas después de la digitalización con Actiz LIMS: 

• Menos errores y más confianza: antes, los errores eran comunes entre la recolección, Excel y el sistema. Hoy, con validaciones automáticas, estos problemas han sido prácticamente eliminados. 
• Emisión de informes más ágil: con informes automatizados y reutilizables, la emisión se estandarizó, reduciendo el número de modelos de 30 a cerca de 15. 
• Gestión de insumos controlada: la integración con los flujos contables y de inventario trajo más organización y fluidez. 
• Mayor seguridad y trazabilidad: el sistema incluso registra operaciones eliminadas, garantizando un historial completo de cada acción. 
• Control de producción e integración de datos: con códigos únicos por muestra e informes personalizados, Fundases empezó a organizar mejor sus lotes y atender auditorías con más agilidad. 

Escucha la experiencia completa en el episodio del podcast Além do LIMS 

Mira el episodio con Nelson Villafrade en el canal de YouTube de Actiz y conoce más sobre los bastidores de la transformación digital en Fundases. 

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