Código de Barras no laboratório: Um Guia Completo

Entenda o papel que os Códigos de Barras podem ter na satisfação dos requisitos de rastreabilidade dentro do seu laboratório.

Quando se fala de gestão de laboratórios, é de extrema importância conseguir diferenciar e organizar todas as amostras, reagentes e placas.

Essa tarefa, porém, pode apresentar muitos desafios, afetando diretamente nos resultados dos seus experimentos.

Por isso, um Sistema de Gestão de Informações Laboratoriais (LIMS) se mostra como uma ferramenta imprescindível para laboratórios que querem manter o mais alto nível de qualidade.

Ao atribuir um código de barras único a cada artigo, o LIMS aumenta a rastreabilidade dentro do laboratório. Mas essa função não é tão simples quanto aparenta.

Sendo assim, nesse artigo você vai entender o papel que os Códigos de Barras podem ter na satisfação dos requisitos de rastreabilidade dentro do seu laboratório.

Por que rastrear com códigos de barras?

Para responder essa pergunta, é necessário que primeiro você determine quais elementos físicos do seu laboratório devem ser rastreados com um identificador único, como um código de barras.

Geralmente, o código de barras deve ser usado para rastrear qualquer item que possa ser facilmente confundido, ou trocado por outro artigo físico.

Evidentemente, o mais fácil seria desenvolver uma identificação desses itens a mão, mas esse processo manual pode apresentar riscos.

O uso de etiquetas escritas manualmente é contraindicado por 3 simples razões:

1. É possível que haja dificuldade para ler ou compreender o que está escrito;

2. Ao escrever a mão, é difícil que um padrão se mantenha, além de aumentar os riscos de erro humano;

3. Alguns tubos de amostra são muito pequenos, não possuindo espaço suficiente para mais do que alguns poucos caracteres.

Código de Barras como solução

Seguramente seu laboratório deve ter dezenas, centenas ou até milhares de amostras que devem ser processadas, e sempre garantindo sua  rastreabilidade. E, com o código de barras, essa garantia se torna mais fácil de alcançar. 

Outra aplicação desse tipo de identificação seria usar códigos de barras para rastrear as placas de 96 ou 384 poços que você armazena, uma vez que essas placas são muito similares quando vistas em um freezer ou um refrigerador.

Outros elementos que podem ser rastreados com um código de barras único incluem:

• Caixas de armazenamento ou prateleiras;

• Equipamentos de armazenamento (como freezers ou refrigeradores, por exemplo);

• Equipamentos de prova de alta complexidade (por exemplo um sequenciador);

• Equipamentos em geral (pipetas, centrífugas etc.);

• Computadores, notebooks ou tablets.

Ao usar um código de barras único, você não só garante a identificação e rastreabilidade de cada uma dessas amostras, como também pode usar equipamentos de leitura, como scanners, para automatizar etapas no seu processo.

Dessa forma, é possível eliminar a possibilidade de erro humano e aumentar a produtividade, gerando mais confiabilidade e eficiência.

Códigos de Barras gerados automaticamente

Alguns LIMS tem a capacidade de gerar automaticamente um código de barras para qualquer amostra, placa ou reagente.

Ao gerar os códigos de barras automaticamente, é possível garantir que essa identificação única sempre existirá, eliminando a possibilidade de que alguém se esqueça de realizar essa etapa do processo.

Com um código de barras automático, pode-se ter a certeza de que o número gerado será único em seu LIMS.

As identificações duplicadas ou similares dão lugar a uma associação de amostras incorreta, dados e resultados incorretos.

Mesmo quando percebidos ao longo do processo, as identificações duplicadas ou semelhantes desperdiçarão tempo e retrabalho na tentativa de determinar qual item é específico para qual.

Identificadores múltiplos para a mesma amostra

É comum que alguns elementos de seu laboratório, como as amostras, exijam vários códigos de barras ou identificadores.

Uma vez que o seu LIMS é parametrizado para lidar com vários identificadores para uma única amostra, isso não deve ser um problema.

A aplicação de vários códigos de barras aos elementos do seu laboratório pode se mostrar como muito benéfica.

Por exemplo, se é um laboratório de testes clínicos, é possível atribuir um código de barras internos a cada nova amostra recebida, mesmo que esta já possua um código de barras externo associado por um solicitante.

Com o código de barras interno, você consegue ter cem por cento de certeza que cada amostra tem uma identificação única, ao mesmo tempo em que mantem o código de barras externo, podendo assim comunicar o resultado de forma apropriada ao solicitante.

Códigos de Barra e Informações Legíveis

É comum que certas partes de um código de barras contenham informações legíveis por humanos.

Por exemplo, um código de barras que inclua SAL-COV-000188 pode indicar que a amostra é um tipo de saliva (SAL), com uma ordem de teste COVID-19 (COV), e é a amostra de número 188 (“000188”) que foi registrada em seu sistema.

Pode-se ter duas formas de códigos de barras entendíveis: a forma simples, com número, tipo e tipo de teste; e a forma complexa, que possui amostra e tipo de teste, solicitante, data e número da amostra, por exemplo.

Se seu laboratório possui uma vasta variedade de amostras e testes que realiza, as partes legíveis de um código de barras podem ser extremamente uteis.

Sua equipe pode entender imediatamente uma boa quantidade de informação sobre uma amostra somente verificando seu código e barras.

No entanto, ao incorporar informações em um código de barras, sua complexidade pode aumentar, aumentando também o espaço ocupado nas etiquetas, sendo que algumas são pequenas e possuem espaço apenas para poucos caracteres.

Por fim, é uma decisão do laboratório inserir ou não informações legíveis em seu processo. Uma vez que cada amostra tenha um código de barras exclusivo, a adição de qualquer outra informação útil a esse código de barras pode acontecer se fizer sentido para o laboratório.

Gerar Códigos de Barras com lógica complexa

Não há nada intrinsecamente ruim em utilizar uma logica complexa para gerar um código de barras. Novamente, a única regra é que cada código seja único.

Sendo esse o caso, o laboratório pode definir que seus códigos de barras sejam tão complexos quanto for necessário. O uso de uma lógica complexa pode transformar um código de barras em algo além de um simples identificados.

Ao codificar várias informações em um código, é possível que a equipe saiba muito a respeito da amostra de imediato.

Como exemplo, utilizemos como referência esse complexo código de barras: SAL-COV-OP011-2020.10.10-0001. Este exemplo:

• É um tipo de amostra de saliva ("SAL");

• Tem um teste de COVID-19 solicitado ("COV");

• Foi pedido ao médico solicitante que enviasse o número de rastreamento “011” em seu sistema ("OP011");

• Foi recebido em 10 de outubro de 2020 ("2020.10.10");

• Foi a primeira amostra recebida nesse dia ("0001").

Essa diversidade de informações pode ser lida neste código de barras, sem sequer buscar a amostra no LIMS.

No entanto, isso também significa que o LIMS precisará processar uma quantidade considerável de logica para gerar corretamente um código de barras para cada a amostra.

Se há um desejo de codificar mais informações nos códigos de barras, é preciso assegurar-se de que o LIMS pode gerá-los de maneira precisa e com toda lógica necessária, além de garantir que sejam únicos.

Nem todos os LIMS possuem essa capacidade. Usando o exemplo anterior, é possível que alguns sistemas não consigam extrair facilmente informação sobre o tipo de amostra, teste solicitado ou médico solicitante. 

Alguns LIMS também podem ter dificuldades para reestabelecer o número de amostra incremental todos os dias.

Impressão de Códigos de Barras diretamente do LIMS

Com o LIMS adequado, consegue-se não só imprimir etiquetas de códigos de barras diretamente do sistema, como é uma prática que deve  acontecer.

Isso assegura a precisão e confiabilidade da informação. Infelizmente, algumas soluções LIMS no mercado não se comunicam com uma impressora de códigos de barras/etiquetas, e é preciso levar isso em conta ao avaliar e decidir qual LIMS adquirir para o laboratório. 

Se essa função não estiver disponível, é quase impossível agregá-la posteriormente.

Uma vez tomada a decisão de imprimir etiquetas de códigos de barra, é necessário levar algumas coisas em consideração:

1. A etiqueta terá caracteres legíveis e/ou um código de barras legível?

A maioria dos laboratórios considera fundamental que cada etiqueta possua caracteres legíveis pela equipe. Caso contrário, é extremamente tedioso buscar uma amostra específica no meio de centenas.

2. A etiqueta deve incluir um código de barras inteligível?

Isso nem sempre é necessário, mas pode se mostrar muito útil para determinados fluxos de trabalho. Se é preciso encontrar rapidamente uma amostra no sistema, um código de barras inteligível é extremamente importante, mas nem todos os laboratórios necessitam dessa funcionalidade.

3. O código de barras inteligível deve ser 1D ou 2D?

Os códigos de barras 1D são limitados para codificar informações. Só é possível incluir números e letras, sem caracteres especiais. Quando mais longa a cadeia de texto codificado, mais longo será o código de barras.

Os códigos de barras 2D (também conhecidos como QR Code) são o novo padrão para codificação de informações. Eles são muito flexíveis e podem codificar números, letras e muitos caracteres especiais.

Os códigos de barras 2D também ocupam bem menos espaço, com grandes sequencias de texto podendo ser facilmente codificadas naquele pequeno quadrado.

Independentemente do tipo de código de barras escolhido, é necessário ter a certeza de que o scanner tenha a capacidade de lê-lo. Quase todos os leitores entendem os códigos de barras 1D, mas nem todos conseguem ler um código de barras 2D.

Ou seja, antes de fazer a compra de um scanner, é preciso saber o que se planeja escanear.

Conclusão

Implementar códigos de barras em um laboratório é um pouco mais complicado do que se imagina inicialmente.

Antes de implementar códigos de barras no laboratório, é preciso conseguir responder as seguintes perguntas:

• Quais os elementos físicos do laboratório precisam ser rastreados com um código de barras?

• O LIMS deveria ser capaz de gerar códigos automaticamente para a equipe?

• Algum dos elementos do laboratório terá vários códigos de barras associados?

• Que tipo de logica é requerida para gerar códigos de barras no laboratório?

• Será preciso imprimir etiquetas com códigos de barras diretamente do LIMS?

Uma vez que todas essas perguntas forem respondidas, você conseguirá ter a certeza de que está utilizando códigos de barras no seu laboratório da melhor forma possível, aumentando a eficiência e rastreabilidade do seu processo.

Para entender como o ActizLab pode te ajudar a administrar os requisitos de códigos de barras do seu laboratório, fale conosco em contato@actiz.com.br. Nossa funcionalidade única de código de barras aceita a geração e impressão diretamente de um registro LIMS, melhorando visivelmente a eficiência da equipe no laboratório. 

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