SafraLab, fundado en Espírito Santo, es el primer y único laboratorio de Espírito Santo acreditado por el CGCRE del INMETRO para el análisis de glifosato y ocratoxina en café. Con 35 años de experiencia en agronegocios, SafraLab ofrece resultados precisos y rápidos, satisfaciendo las demandas del mercado internacional. Ubicada cerca del puerto de Vitória, facilita la logística de exportación y trabaja con grandes exportadores y multinacionales.

Antes de implementar Actiz, SafraLab enfrentó varios desafíos con la gestión manual de procesos utilizando papel y Excel y también con el sistema desarrollado internamente. Este método consumía mucho tiempo, era propenso a errores e ineficiente para satisfacer la creciente demanda de informes rápidos y precisos, especialmente para el mercado europeo. La falta de automatización dificultó la trazabilidad de los datos y el cumplimiento de estrictas normas internacionales, especialmente la ISO 17025.

Superando los desafíos de un Sistema desarrollado internamente: Errores manuales, retrabajos y falta de trazabilidad

Antes de implementar Actiz, SafraLab enfrentó varios desafíos con su sistema de gestión casero e ineficiente. Este sistema interno solo permitía la publicación de resultados, pero el proceso era manual y demoraba días, lo que generaba un alto margen de error en la tipificación y transcripción de datos. La falta de trazabilidad de los procesos complicó las auditorías internas, dificultando garantizar el cumplimiento y mantener los estándares de calidad.

La emisión de propuestas comerciales fue otro punto crítico. El proceso fue completamente manual y tardó días en completarse , desde la preparación hasta la aprobación y el análisis crítico. Esto no sólo consumió un tiempo valioso, sino que también retrasó la respuesta a los clientes y comprometió la eficiencia operativa.

Además, la entrega de informes e informes a los clientes no fue profesional. Los documentos en papel se escaneaban y enviaban por correo electrónico, lo que no sólo aumentaba el riesgo de errores, sino que también daba una imagen poco profesional a los clientes.

Actiz entra en acción: Sistema de Gestión que aporta eficiencia y cumplimiento normativo a los Laboratorios

Actiz aportó mejoras significativas a la operación de SafraLab, transformando completamente la forma en que el laboratorio gestiona sus procesos. La digitalización integral del sistema integró todas las etapas del flujo de trabajo, desde la creación de propuestas comerciales, la recepción de muestras, los análisis de laboratorio, hasta la gestión de stocks y equipos, y la generación de informes.

Con la automatización proporcionada por Actiz, el tiempo necesario para emitir propuestas comerciales se redujo en más de un 50%, eliminando la dependencia de procesos manuales y errores tipográficos. Además, los resultados del análisis ahora se pueden entregar en solo 4 días hábiles. Esta ganancia de tiempo y eficiencia permitió a SafraLab destacarse en el mercado, ofreciendo un servicio un 80% más rápido y preciso que sus competidores.

Actiz también garantizó el cumplimiento normativo de la norma ISO 17025, proporcionando trazabilidad de los procesos de extremo a extremo, lo que aportó confiabilidad y facilidad en la gestión de no conformidades. La configuración de perfiles de acceso garantiza la imparcialidad en las operaciones. Además, el análisis crítico, que antes requería el intercambio de muchos correos electrónicos y tardaba más de un día, ahora se completa en sólo 1 hora.

Estos avances no sólo mejoraron la eficiencia operativa de SafraLab, sino que también aumentaron la calidad de los servicios prestados, consolidando la reputación del laboratorio como referencia en análisis de alimentos en la agroindustria.

Vale recordar: Un Sistema de Gestión de Laboratorio, o LIMS – Laboratory Information Management System, que en español significa Sistema de Gestión de Información de Laboratorio – es un sistema con recursos que sirve a las operaciones de un laboratorio de control de calidad y a las operaciones de un laboratorio que presta servicios, y permite la gestión eficiente de los procesos, actividades e información generada.

Un Sistema de Gestión de Laboratorio adecuadamente implementado y configurado tiene el potencial de ecualizar cuatro variables críticas de un laboratorio: productividad, calidad, costo y tiempo de respuesta, además de facilitar la conformidad en especificaciones de organismos reguladores.

En sólo 40 Horas, SafraLab migró a Actiz y transformó su Gestión de Laboratorio

La implementación de Actiz en SafraLab se completó en solo 40 horas, lo que aportó beneficios inmediatos al laboratorio. El proceso de implementación, dirigido por nuestro equipo de incorporación, fue excepcional, asegurando que todos los pasos se llevaran a cabo de manera eficiente y sin interrupciones en las operaciones del laboratorio.

El equipo de SafraLab recibió el poder y la capacitación para configurar su propio flujo de trabajo , lo que les dio una autonomía significativa. Con esta capacidad, SafraLab puede realizar cambios y ajustes en el sistema sin necesidad de codificación, lo que permite una rápida adaptación a los cambios en los requisitos o procesos.

La interfaz de Actiz se consideró intuitiva y fácil de usar, facilitando la transición del sistema antiguo al nuevo. Además, siempre que el equipo de SafraLab necesite soporte, podrá solicitar asistencia técnica a través del chat, WhatsApp y correo electrónico de la plataforma. Esta accesibilidad al soporte continuo garantiza que cualquier pregunta o problema se resuelva rápidamente, manteniendo el laboratorio funcionando de manera eficiente.

La rápida implementación y la capacitación del equipo no solo mejoraron la eficiencia operativa, sino que también aumentaron la confianza del equipo de SafraLab en el uso del sistema Actiz. La combinación de una interfaz fácil de usar y un soporte accesible ha permitido a SafraLab optimizar sus procesos y alcanzar nuevos niveles de eficiencia y cumplimiento normativo.

Los resultados: ahorro de tiempo y mayor eficiencia

Actiz aportó mejoras invaluables a SafraLab, transformando completamente las operaciones de su laboratorio. Al implementar Actiz, SafraLab logró importantes ahorros de tiempo, eliminó errores manuales y mejoró la gestión de datos, al mismo tiempo que garantizó el cumplimiento normativo y aumentó la eficiencia general. Entre las principales ganancias obtenidas con el uso de Actiz podemos destacar:

• Reducción de Errores: La eliminación de errores tipográficos y de transcripción de datos, gracias a la digitalización y automatización de procesos.
• Mayor Eficiencia: Se agilizó la emisión de propuestas comerciales, generando un ahorro de tiempo superior al 50%.
• Mejora en la Gestión de Datos: Se digitalizó todo el proceso del laboratorio, brindando una gestión más eficiente e integrada.
• Rápida Entrega de Resultados: El tiempo de entrega de los resultados de los análisis se redujo a solo 4 días hábiles, destacándose en el mercado con un servicio 80% más rápido y preciso que la competencia.
• Trazabilidad Completa: Se ha mejorado la trazabilidad de los procesos de extremo a extremo, facilitando las auditorías y asegurando el cumplimiento normativo.
• Análisis crítico acelerado: el tiempo para realizar análisis críticos, que antes tomaba más de un día, se redujo a solo una hora.
• Autonomía en la configuración: el equipo de SafraLab fue capacitado para configurar su propio flujo de trabajo, permitiendo ajustes rápidos sin necesidad de codificación.

Estos avances no solo han mejorado la eficiencia operativa de SafraLab, sino que también han aumentado la confianza del equipo en el uso del sistema Actiz. La combinación de una interfaz fácil de usar, soporte accesible y mejoras significativas en los procesos ha permitido a SafraLab optimizar sus operaciones y alcanzar nuevos niveles de eficiencia y cumplimiento normativo.

Actiz y SafraLab una asociación exitosa

La historia de éxito de SafraLab demuestra cómo Actiz puede transformar la gestión de laboratorios, proporcionando ganancias significativas en eficiencia, precisión y gestión de datos. Si se identifica con la situación de SafraLab y se ha enfrentado a limitaciones con sistemas desarrollados internamente o gestión manual, Actiz podría ser la solución ideal para transformar la gestión de su laboratorio.

Nuestra tecnología brinda autonomía, facilidad de uso, personalización sin necesidad de codificación y soporte técnico accesible. Lo invitamos a contactarnos para explorar cómo nuestro sistema puede adaptarse a sus necesidades específicas y ayudarle a lograr resultados excepcionales.

Con Actiz como tu socio, tendrás no solo un sistema de gestión, sino un aliado comprometido con la excelencia y el éxito de tu laboratorio. Convirtamos juntos los desafíos en oportunidades y llevemos su laboratorio a nuevos niveles de éxito.

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