Desafios comuns em laboratórios como perda de amostras, erros de entrada de dados e manutenção inadequada de equipamentos, são uma realidade no dia a dia para a maioria dos laboratórios.
Para lidar com esses problemas e otimizar a gestão de amostras e fluxos de trabalho complexos, muitos laboratórios recorrem à implementação de Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS), que oferecem uma gama de funcionalidades abrangendo a gestão de dados, controle e gestão de equipamentos, etiquetagem, rastreamento de amostras, entre outros.
Neste artigo, vamos explorar os principais problemas enfrentados pelos laboratórios e esclarecer como um software LIMS pode ajudar.
Desorganização e erros na gestão de dados
A enorme quantidade e complexidade dos dados gerados diariamente em laboratórios podem levar a erros e tendências negligenciadas. Alguns problemas comuns na gestão de dados incluem:
Cálculos incorretos: Depender de cálculos manuais pode resultar em erros custosos. Um sistema LIMS automatiza cálculos com o clique de um botão.
Dados ausentes: Procurar por dados em cadernos ou planilhas do Excel é cansativo e demorado. Um sistema LIMS organiza todos os dados em um banco de dados facilmente pesquisável.
Relatórios imprecisos: Compilar dados brutos em relatórios para clientes é tedioso. Um sistema LIMS fornece aos usuários ferramentas fáceis para coletar e tratar grandes quantidades de dados brutos e compilar em PDFs e painéis organizados.
Gestão ineficiente de equipamentos
Garantir que todos os equipamentos de laboratório estejam calibrados, bem cuidados e livres de reservas duplicadas pode ser um desafio. Considerando que os instrumentos de laboratório geralmente representam seu maior investimento, o gerenciamento adequado desses equipamentos é fundamental para evitar prejuízos significativos. Alguns dos problemas mais comuns na gestão de equipamentos de laboratório incluem:
Equipamento não calibrado: A calibração é vital na gestão de laboratório, porém, é uma tarefa que demanda tempo e expertise. Um sistema LIMS oferece lembretes automáticos para futuras calibrações e registra treinamentos para garantir que apenas usuários autorizados possam realizar esse procedimento.
Manutenção preventiva: Com os instrumentos de laboratório operando continuamente, a manutenção programada é essencial para evitar falhas. Um sistema LIMS emite alertas automáticos para agendar a manutenção e mantém um banco de dados seguro para rastrear eventos passados e futuros.
Reservas duplicadas de equipamento: A sobreposição de reservas de equipamento é um problema comum e frustrante. Um sistema LIMS previne isso ao permitir que os usuários reservem equipamentos e visualizem em tempo real quem está usando cada instrumento.
No vídeo abaixo, abordamos os cinco principais desafios enfrentados pelos laboratórios modernos e demonstramos como a implementação de um Sistema de Informação de Gerenciamento de Laboratório (LIMS) pode ser a solução chave:
Rastreamento de amostras propenso a erros
Amostras mal administradas e mal rotuladas podem resultar em erros de análise, atrasos ou, pior ainda, amostras perdidas. Saber onde as amostras estão localizadas, em que estágio de teste estão e como devem ser armazenadas é o primeiro passo para um gerenciamento bem-sucedido. Os principais problemas laboratoriais associados ao rastreamento de amostras incluem:
Amostras mal rotuladas: A rotulagem incorreta pode resultar em erros nos testes e relatórios. Um sistema LIMS atribui identificadores exclusivos e gera etiquetas de código de barras para uma gestão eficiente das amostras.
Armazenamento inadequado: As amostras têm necessidades de armazenamento muito específicas e o armazenamento inadequado pode levar à degradação ou extravio da amostra. Um sistema LIMS mantém o registro de cada localização de amostras em seu laboratório, até sua posição exata em uma caixa.
Fluxos de trabalho incorretos: Alguns laboratórios trabalham com centenas de amostras ao mesmo tempo, facilitando a ocorrência de erros de fluxo de trabalho. Executar a amostra errada e/ou teste errado pode levar ao desperdício de suprimentos e tempo de laboratório. Um sistema LIMS evita erros de fluxo de trabalho, automatizando o processo de análise e alertando os usuários quando as verificações ou limites do controle de qualidade não são atendidos.
Gerenciamento de fluxo de trabalho ineficaz
Para garantir resultados precisos e reprodutíveis ao processar amostras, é crucial que todos os profissionais do laboratório sigam os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) atuais e aprovados. Problemas relacionados ao gerenciamento do fluxo de trabalho incluem:
POPs desatualizados: O uso de POPs desatualizados pode resultar em etapas perdidas ou resultados imprecisos. Um sistema LIMS mantém versões históricas dos POPs e atualiza automaticamente os fluxos de trabalho.
Verificações inadequadas de controle de qualidade: Muitos laboratórios seguem diretrizes rígidas de controle de qualidade, com o sucesso de suas análises dependendo de limites específicos sendo atendidos. Um sistema LIMS fornece alertas automatizados quando as verificações de controle de qualidade falham, permitindo que os usuários identifiquem erros e registrem desvios.
Pronto para abandonar as planilhas?
Conclusão
Do pequeno ao grande laboratório, se você enfrenta dificuldades em qualquer uma dessas áreas, provavelmente é hora começar a considerar um sistema LIMS.
Ao escolher o LIMS certo, é importante selecionar o software que funcionará bem especificamente para o seu laboratório. Como cada laboratório opera de forma ligeiramente diferente, o LIMS deve ser flexível e configurável para atender às suas necessidades.