Gerenciar dados e informações é uma tarefa crucial para laboratórios de todos os segmentos e tamanhos. Essa responsabilidade pode se tornar especialmente desafiadora para laboratórios que buscam expandir suas operações ou cumprir exigentes normas regulatórias.
Portanto, a escolha da ferramenta certa torna-se um aspecto fundamental para o sucesso do seu laboratório. Enquanto muitos laboratórios iniciam utilizando métodos tradicionais, como papel e caneta ou planilhas, alguns optam por modernizar suas operações adotando soluções de software.
Diante da escolha entre uma planilha e um sistema de gerenciamento de informações de laboratórios (LIMS), qual seria a mais adequada para o seu laboratório?
Neste artigo, iremos explorar essa questão e outras relacionadas.
Quais são suas opções para gerenciar dados em laboratório?
Cada vez mais os laboratórios geram dados e informações. Embora varie entre os setores, os laboratórios precisarão de suporte para gerenciar:
• Dados de inventário (informações relacionadas aos materiais, equipamentos, instrumentos, reagentes e outros recursos físicos que são mantidos e utilizados no laboratório);
• Dados de amostras;
• Dados de testes e análises;
• Documentos;
• Dados de garantia de qualidade e controle de qualidade.
As escolhas mais comuns disponíveis para os laboratórios são:
• Planilhas e/ou Papel e Caneta;
• Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS).
Vamos explorar essas opções mais detalhadamente.
Planilhas e/ou Papel e Caneta
Gerenciar dados com uma combinação de papel, caneta e planilhas (como Excel ou Google Sheets) é a opção mais básica disponível.
Por anos, os laboratórios utilizaram papel e caneta para gerenciar dados e inventário, muito antes de ferramentas de software mais avançadas se tornarem populares. Com o advento dos computadores, as planilhas representaram um avanço, oferecendo uma maneira mais estruturada de organizar e classificar dados.
Embora úteis em certa medida, as planilhas apresentam várias limitações que podem afetar significativamente a eficiência e a precisão do trabalho:
• Planilhas exigem entrada e supervisão manual do usuário;
• O Excel é propenso a erros, incluindo erros de arredondamento e devido à entrada manual de dados. Um estudo de 2016 descobriu que as autocorreções do Excel são a fonte de erros de digitação importantes em 20% dos artigos científicos que discutem genes;
• Embora inicialmente possam parecer flexíveis, as planilhas podem se tornar difíceis de atualizar à medida que os processos mudam;
• Oferecem protocolos de segurança limitados, o que pode resultar em dificuldades para rastrear alterações e garantir a integridade dos dados;
• Não proporcionam um acesso robusto para múltiplos usuários ou baseado em funções, o que pode limitar a colaboração e a eficiência;
• Trabalhar com o Excel para registrar e analisar dados pode ser alucinantemente repetitivo. E isso pode afetar os profissionais do laboratório que se veem dedicando a maior parte do dia a tarefas repetitivas em vez de se concentrar em atividades de alto valor agregado;
• O uso do Excel pode resultar em perda de tempo e dinheiro devido a cálculos incorretos, dados perdidos e inconsistentes, e dificuldades na busca e interpretação de informações. Esses problemas contínuos têm um impacto financeiro direto e podem prejudicar a produtividade da equipe.
Devido a essas limitações, muitos laboratórios buscam além da utilidade das planilhas e precisam migrar para soluções de software mais avançadas.
Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS)
Avançando para o gerenciamento de laboratórios em um nível mais sofisticado, os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS) oferecem soluções completas adaptadas às necessidades dos laboratórios modernos.
Os LIMS lidam com o gerenciamento e rastreamento de testes, amostras, dados associados e fluxos de trabalho laboratoriais. Um LIMS pode oferecer suporte a:
• Gestão de inventário;
• Gestão de amostras e testes;
• Faturamento e cobrança;
• Relatórios;
• Garantia de qualidade e controle de qualidade;
• Integrações entre instrumentos;
• Integração com sistemas ERPs.
Essas capacidades robustas de gerenciamento de dados e informações podem otimizar os processos do seu laboratório e ajudar no cumprimento dos requisitos regulatórios.
No vídeo abaixo, mostramos como o LIMS é fundamental para garantir dados organizados e resultados precisos em todas as etapas do processo laboratorial:
Existem várias vantagens distintas de um LIMS em relação ao uso manual de planilhas para gerenciar os dados do seu laboratório, sendo os principais:
• Acesso e controle de usuário baseado em função ou cargo;
• Automação de tarefas repetitivas;
• Cálculos automatizados;
• Segurança;
• Conformidade regulatória.
Pronto para abandonar as planilhas?
Conclusão
Para laboratórios que almejam expandir suas operações ou garantir conformidade com os padrões regulatórios, fica claro que as planilhas oferecem apenas uma solução limitada. Nesse contexto, a adoção de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS) emerge como uma escolha vantajosa.
Um LIMS não só proporciona recursos mais avançados para o gerenciamento de dados de amostras, testes e inventário em larga escala, mas também oferece automação robusta, controles de segurança aprimorados e uma melhor conformidade normativa. Dessa forma, investir em um LIMS pode ser crucial para impulsionar a eficiência e a precisão das operações laboratoriais, além de garantir um crescimento sustentável e alinhado com os requisitos regulamentares vigentes.