Identifique os sinais! Se seu laboratório enfrenta alguns desses desafios, é hora de considerar um LIMS para aprimorar a eficiência e a eficácia.
Chega um momento em todo laboratório em que a forma como as coisas funcionam simplesmente não é mais eficiente. Os dados se encontram dispersos entre arquivos em papel, planilhas e em um apanhado de sistemas descoordenados. Os processos manuais se mostram inadequados para lidar com o crescente aumento da demanda. Como resultado, a satisfação dos clientes (internos e externos) e também dos colaboradores sofre uma queda significativa, acarretando implicações profundas para o funcionamento do laboratório.
Todos esses desafios têm origem na maneira como os laboratórios gerenciam suas informações. Muitas vezes, retomar o controle da produtividade, da capacidade de produção e da satisfação dos colaboradores e clientes requer um sistema de gerenciamento de informações laboratoriais (LIMS).
Mas mudar a infraestrutura do seu laboratório é uma decisão importante. Como você sabe que é a decisão certa?
Neste artigo vamos discutir os principais sinais que mostram que seu laboratório está precisando de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratórios – LIMS.
Sinais de que você precisa de um LIMS para desempenho e controle de qualidade
Gerenciar um laboratório é um ato constante de equilíbrio. Seus clientes desejam relatórios pontuais e precisos. Sua equipe quer cargas de trabalho satisfatórias, mas sustentáveis. Enquanto isso, você precisar atingir metas de receita e lucro.
Um gerenciamento inadequado de informações pode desequilibrar as operações do laboratório, levando a aumentos significativos nos prazos de entrega e atrasos.
Você pode estar pronto para um LIMS se estas afirmações descreverem os seus desafios do dia a dia:
• Os prazos de entrega continuam aumentando, mas não sabemos por quê.
• Sabemos que as amostras estão no laboratório. Só não sabemos onde.
• Não sabemos quanto tempo gastamos com a entrada de dados, mas é muito.
• Estamos gastando muito tempo corrigindo erros e re-testando amostras.
• Os dados estão muito dispersos para monitorar o desempenho do laboratório, muito menos controlar a qualidade.
• Adaptar-se ao "sistema" é mais fácil do que trabalhar de maneira mais eficiente.
Um LIMS coloca todos os aspectos do desempenho do laboratório ao seu alcance, desde a localização das amostras até o status de treinamento em um único banco de dados, você pode monitorar e controlar facilmente o desempenho do seu laboratório.
Sinais de que você precisa de um LIMS para segurança de dados, privacidade e integridade
Você deve proteger os dados dos clientes (internos e externos) contra violações de segurança e acesso inadequado. Não apenas é bom para os negócios, em muitos casos, é uma obrigação legal. No entanto, proteger os dados do laboratório envolve mais do que o controle de acesso.
O manuseio ineficiente de dados pode comprometer a qualidade e a integridade dos dados em qualquer ponto durante os testes.
Sem um LIMS para proteger os dados do seu laboratório, você pode se encontrar dizendo coisas como:
• Sempre achamos que éramos pequenos demais para que os hackers nos notassem.
• Garantir a segurança de todos os sistemas de laboratório nos impede de fazer nosso trabalho.
• E-mail e pen drives são como trocamos dados.
• Qualquer pessoa pode acessar ou modificar nossos registros, e não saberíamos necessariamente disso.
• Nossos formulários em papel se perdem na confusão.
• Nossas planilhas estão dispersas em vários sistemas.
• Nunca sabemos qual documento ou planilha é o mais recente.
• Perderíamos tudo em um incêndio, inundação ou ataque de hackers.
Um LIMS seguro protege os seus dados sensíveis. Por exemplo, controles de acesso reduzem o risco de violações de segurança, enquanto a criptografia de ponta a ponta torna qualquer dado roubado ilegível. Além disso, as soluções de LIMS baseadas na nuvem tornam seu laboratório mais resiliente a eventos disruptivos.
Sinais de que você precisa de um LIMS para conformidade e regulamentação
Acreditações e conformidade regulatória são requisitos básicos para laboratórios em muitas indústrias, sempre buscando que seus laboratórios sigam as melhores práticas de gerenciamento laboratorial.
A conformidade é onde muitos laboratórios enfrentam dificuldades, pois demonstrar conformidade requer uma documentação detalhada dos processos e desempenho do laboratório.
Se a evidência de conformidade for difícil de encontrar - ou pior, estiver ausente - essas frustrações se tornarão muito comuns:
• Os clientes perguntam por que não estamos em conformidade com o ISO/IEC 17025.
• Queremos entrar em novos mercados, mas alguns regulamentos específicos são complicados.
• Obter acreditação leva muito tempo e é caro.
• Auditorias envolvem todos os funcionários porque ninguém sabe onde tudo está.
A integração de métodos e fluxos de trabalho em um LIMS fornece a estrutura para um gerenciamento laboratorial consistente. Além disso, o LIMS se torna “a única fonte de verdade” simplificando os esforços de acreditação e conformidade.
Sinais de que você precisa de um LIMS para apoiar o crescimento
Tendências de mercado e avanços científicos impulsionam os laboratórios a evoluir e crescer. Expansões regionais permitem que você faça o que faz de melhor em uma escala maior. Alternativamente, entrar em indústrias adjacentes aproveita a expertise do seu laboratório em configurações diferentes.
No entanto, o sucesso pode ser uma faca de dois gumes. Mais negócios requer gerenciar mais amostras, realizar mais testes e realizar análises mais complexas para mais clientes.
As seguintes reclamações podem ser uma queixa comum se práticas laboratoriais rígidas não suportarem seus planos de crescimento:
• Geramos dados mais rapidamente do que podemos adicionar arquivos e discos rígidos.
• Continuamos adicionando funcionários para entrada de dados em vez de testes.
• Nenhum dos nossos sistemas, digitais ou em papel, se comunica entre si.
• Novas tecnologias geram mais dados do que podemos lidar.
• Novos métodos analíticos são muito complexos para rastrear em planilhas.
A adoção de um LIMS configurável baseado em tecnologia de nuvem posiciona seu laboratório para o que o futuro reserva. Por exemplo, sua organização se torna mais ágil e escalável quando sua equipe pode configurar facilmente novos métodos ou localizações.
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Conclusão
Se você reconhecer algum desses sinais no gerenciamento de informações laboratoriais, seu laboratório está pronto para um LIMS!